紙をなくすと請求業務が大幅にスピードアップ
最近の郵便事情はご存じのとおり、ポストに投函してから配達されるまでの時間が遅くなる傾向にあります。
同じ都道府県内に普通郵便を送る場合でも、翌日配達は中止され、土日や休日は配達してくれません。
請求書の発送を郵便からデジタル送信に切り替えれば、即時に顧客側に到達し、情報伝達のタイムラグは解消されます。
また、書類をペーパーレス化すれば、請求書の発行までの作業時間も大幅に短縮できます。
請求書を郵便で送る場合は、請求書を紙に印刷して、会社の角印を押し、同封する送り状を印刷し、封筒に宛名書きをして、請求書と送り状を折りたたんで封筒に入れ、のり付けして閉じ、切手を貼って、ポストに投函しに行きます。
一方、ペーパーレス化した場合には、パソコンで請求書を作成したら印刷せずにPDF形式で出力し、定型文のメールに添付して送信すれば完了です。
最近では、顧客側で利用している請求書受付用のクラウドサービスを指定されて、そこにPDF形式の請求書をアップロードするやり方も増えています。
請求書のデジタル送信に加えて、請求業務全体をデジタル化することにはさらなるメリットがあります。
例えば、請求回収管理のクラウドサービスを利用することで、請求書の作成から送信、会計システムへの仕訳連携、その後の入金回収確認までのプロセスをオンラインで一元管理できます。
このようにデジタル化により請求業務を会計と連携させて一括で管理することで、請求管理業務上のミスや漏れが減少し、業務効率が大幅に向上することが期待できます。
古い商慣習に囚われていませんか？
