見読可能性と検索機能の確保
電子取引データの保存に関しては、改ざん防止措置のほかに、見読可能性と検索機能の確保が要件として求められています。
電子データの見読可能性とは、データを画面に表示して見ることができる状態にしておくことをいいます。
通常、パソコンで操作をしながらデータ処理をしていますので、これについては問題ないでしょう。
やっかいなのは、検索機能の確保です。
保存されている電子取引データについて、取引年月日、金額、取引先名の3つをキーワードとして検索できるようにしておかなければなりません。
それだけではなく、複合条件で検索できることが求められます。
例えば、税務調査において、「〇年△月の100,000円以上の取引」の提示を求められた場合に、該当する取引を画面表示できるようにしておく必要があります。
データ管理システムやクラウドサービスを利用すれば、この検索機能が備え付けられていますので問題なく対応できます。
専用のシステム対応ができてない場合には、電子取引データを保存するときに、ファイル名に検索キーワード（日付、金額、社名）を付けるか、またはExcelなどで保存データ用の索引簿を作っておきましょう。
電子取引データは必要なときに検索できるようになっていますか？
