電子取引データはルールを決めて一元管理する
今回は、電子取引データのシステム対応が間に合わない場合の対処法について、説明しました。
ポイントは次の３つです。
・データの改ざん防止措置は事務処理規程を作成する
・検索機能はファイル名や索引簿で準備する
・原本データは削除せずに紙にも印刷しておく
今後、経済取引のデジタル化が進み、中小企業においても電子データの管理は必須課題となっていくでしょう。
そして、税務調査のやり方も紙の書類の閲覧から、電子データの検索に変わっていきます。
税務調査の際に、電子データの管理が整っていない会社は、データの仮装隠蔽が疑われ、社長や社員のパソコンの中身やメールの内容まで調査対象が広がる危険があります。
そうならないように、2024年からは電子取引データを社内のファイルサーバや経理のパソコンなどの決められたフォルダで一元管理するようにしてください。
いずれにしましても、電子取引データの保存に関する社内の運営ルールについて、年内に必ず経理と顧問の会計事務所と相談して決めておきましょう。
税務調査で「社長のパソコンを調べさせてほしい」と言われたらどうしますか？
（参考）
国税庁「システム導入が難しくても大丈夫！！令和６年１月からの電子取引データの保存方法（令和5年11月）」（PDF/1,236KB）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf
国税庁「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
