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税務・会計

第107回 書類のデジタル化で仕事を見える化し、効率化とミス削減を実現

賢い社長の「経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」

デジタル処理で作業ミスを軽減

書類のデジタル化の3つ目のメリットは、作業ミスが減ることです。

ヒューマンエラーはどこの会社でも、日常的に発生しています。

紙の書類では、伝票への転記や、手動でのデータ入力中にミスが生じる可能性があります。

一方、デジタル化されたデータを利用すれば、入力作業の自動化やチェック機能を活用できるため、人為的なミスを減らすことができます。

そして、デジタル化した情報を社内で共有することにより、関連部門が相互にデータを検証し、ミスやエラーを早期に発見できるようになります。

 

最近では、AI機能を搭載したシステムがデータ処理やチェックをしてくれます。

経理関係では、請求書や領収書をAI-OCRが読み取り文字を高精度で自動抽出した後、AIが会計ルールに従って仕訳計上してくれるので、入力ミスが減ります。

また、会計システムに搭載されたAI機能が、勘定科目の残高確認や取引の整合性を検証し、エラーがあれば警告してくれるものもあります。

 

ただし、デジタル化を促進するときには、従業員への教育とサポートが重要です。

新しいシステムに対する従業員向けのトレーニングを実施し、スムーズな移行を支援する体制を整えておくと、リスクやトラブルを抑えられます。

また、災害時やシステム障害時に備えたバックアップを準備し、情報の安全性を確保しておきましょう。

 

入力ミスやチェック不備が、年間何件発生していますか?

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