「レシートではなく領収書をください」と、飲食店で名刺を差し出して、領収書の宛先欄に社名を書いてもらっている会社員の姿をよく見かけます。
ビジネスにおいて、役員や社員がポケットマネーで業務上の費用を立て替えて、後日その領収書を経理に申請して経費精算する方式はどこの会社でも行われています。
この立替経費の精算の仕方が、2023年10月からスタートするインボイス制度において、少し変更になるので注意が必要です。
そこで今回は、役員や社員の立替経費精算時の留意点について、説明します。
社員一人あたり毎月いくら会社の経費を立て替えていますか？
自社名記載の領収書よりも登録番号記載のレシートを受け取る
従業員等の立替経費の精算は、通常、会社ごとに定められた経理規程や経費精算規程などにしたがって運営されています。
立替経費で申請する領収書に関しても、宛先に自社名記載を必須とするか、宛先無記名のレシートでも受けつけるかは、会社の経費精算ルールによってさまざまです。
たとえ宛先欄のないレシートであっても、業務上必要な経費として経理処理されているのであれば、会計上も法人税法上も問題になることはありません。
消費税のインボイス制度においても、飲食店や小売店、タクシー等の不特定多数の客を相手にする業種については、宛先を省略した簡易インボイスの交付が認められていますので、宛先の記載がなくても消費税の仕入れ税額控除は可能です。
逆に、宛先に自社名を記入してもらった領収書であっても、インボイス登録番号や適用税率の記載がない場合はインボイスとして認められないことになります。
つまり、社員の立替経費精算の時に提出する領収書は、宛先よりもインボイス登録番号や適用税率の記載の有無が重要になるので、注意してください。
もし、経費精算の社内規定上、領収書の宛先の記載が必要であれば、レシート（簡易インボイス）に自社名を記入してもらうか、領収書に登録番号等を記載してもらうように依頼してください。
御社の経理は、毎月領収書を何枚処理していますか？
