請求書のペーパーレス化
２０２４（令和６）年１０月１日から、郵便料金の値上げが予定されています。
消費税増税に伴う料金改定を除くと、約30年ぶりの値上げです。
会社経営において、様々な経費が値上げされる現状において、さらに通信費の増加が利益を圧迫することになります。
ダイレクトメール等の郵便物は送付数を調整することが可能ですが、事務的な請求書については必ず発行しなければなりません。
今まで通り、請求書を郵送していたら単なるコスト増になってしまいます。
一方で、会社が請求業務をデジタル化して経費削減する絶好の機会でもあります。
そこで今回は、請求書のペーパーレス化について、説明します。
毎月、請求書を何枚発行していますか？
請求書をペーパーレス化して経費を削減
新しい郵便料金は、25g以内の定形郵便が84円から110円に値上がりします。
封書１通あたり26円、約３割の値上げです。
今回の郵便料金の改定をきっかけにして、書類の送付方法を見直す会社が増えるのは確実でしょう。
企業の経理部門では、紙の請求書の郵送をやめて、請求書をペーパーレス化しデジタル送信する方式に切り替えることを検討しています。
紙ベースの請求書の発行を継続すると、単純に郵送にかかる経費が上昇するのは明らかですので、経理としては手を打たないわけにはいきません。
企業はこれまで、請求書を発行するたびに、郵便費用だけでなく、印刷費用、封筒代、その他請求事務にかかる人件費を負担し続けてきました。
請求書を紙に印刷するのをやめて、デジタル・データで送信すれば、経費削減につながります。
電子メールやクラウドサービスを活用することで、郵便料金はもちろんのこと、印刷費用、用紙代、封筒代などのコストを削減できます。
電子帳簿保存法の改正により、書類の電子化が認められるようになりました。
また、コロナ禍によって書類のペーパーレス化が普及したこともあり、PDF形式の請求書を電子メールに添付して送受信することが一般的になっています。
毎月の郵便代はいくらですか？
