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AIの答えに埋もれないあなたらしさ──思いを伝える文章術5つのステップ

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

 こんにちは、桜の咲く頃となりました。どんな春をお迎えですか。

 春といえば出会いと別れ、はじまりの季節。わたしは思い切って4月から専門学校に通うことにしました。不安もありますが、幸い学校まで自転車で10分ほど。2年後に言語聴覚士の国家試験を受験します。

 言語聴覚士とは、ことばによるコミュニケーションに問題がある方に専門的サービスを提供し、自分らしい生活が構築できるよう支援する専門職をいいます。

 わたしの祖父(父方の父)には生まれながら吃音の障害がありました。わたしの胸にはいつも祖父の存在があります。

 人生の新しい扉が開く春。湧いてくる感情のすべてを味わい、楽しくがんばります。

デンマークで郵便事業廃止

 さて先日、ショッキングなニュースが飛び込んできました。それが、「デンマークの国営郵便サービス/ポストノルド社が2025年末にすべての手紙配達を終了する」というものです。

 デンマークは世界で最もデジタル化が進んだ国の一つであり、デジタル化の進展に伴い、同社が扱う手紙の数は2000年の14億5000万通から、20224年の1億1000万通まで9割以上減少したといいます。これにより、同社は約4600人いる従業員のうち1500人程度を解雇し、今後はインターネット通販で需要が高まる小包配送サービスに注力するといいます。

 これから先、デンマークに続く国がいくつも出現するのでしょう。少し時間はかかりそうですが、日本も例外ではなさそうです。

 時代はデジタル化一直線。社会インフラが整い、AI化がますます進む中、わたしたちはどうやって人との関わりを保てばよいのでしょうか。

気持ちが伝わる「5つの質問」

 手書きの手紙のみならず、メールでも、LINEでも、チャットでも、「今、気持ちを伝えたい」と思うときには、臆せず堂々と、メッセージを送りましょう。

 その際、「あれも言いたい」「これもある」と、伝えたいことがたくさん浮かんできて収拾がつかなくなることもあるようです。また、「こんなこと書いたら、相手は困るんじゃないか」「相手が自分の望むように受け止めてくれる自信がない」などと思い悩む人もいるかもしれません。そうしたときは、次の質問を自分に投げかけてみてください。

1.相手との印象に残っているエピソードを一つ挙げるとすると、どんなものですか
2.そのとき、どんな気持ちになりましたか
3.相手と交わした会話で一番印象に残っているのは、どんなことですか
4.相手との関わりによって、あなたは何を得ましたか
5.あなたとの関わりによって、相手は何を得たでしょうか

「関わり」に目を向ける

 仮に、AIに「気持ちが伝わるメッセージの書き方を教えて」と問うと、ものの数秒で、その書き方のコツやポイントをわかりやすく教えてくれます。それらは非常に的確、まさしく正解であるため、「なんて便利なのだろう!」と驚嘆します。

 その一方で、そこで得られる回答には個性/パーソナリティが感じられないため、どれも画一的。あなた以外の人が書いても通用するしてしまうため、無難で失敗はありませんが、胸に響くものにはなりません。

 上にあげた5つの質問はすべて「関わり」に目を向けた質問です。相手が目上でも部下・後輩でも、ビジネスシーンでもプライベートでも、お礼・お詫び・お悔み・励ましなどどんな場面においても使えます。

 すべての質問に答えるのが億劫だとしたら、1と2番だけでかまいません。相手のこと(相手との間に起きた出来事や交わした会話の内容)を思い浮かべながら書けば、的外れな文章にはなりえないからです。参考にしていただけるようなら、幸いです。

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