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仕事術

第102回 スマホカメラで楽々名刺整理

デジタルAVを味方に!新・仕事術

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名刺交換をしたものの、いざ必要な時に探そうとすると見つからない。どうしても必要で何時間も掛けて探し当てた。そんな経験はないでしょうか?
必要な名刺を的確に探し出すには、事前に仕分けや並べ替えなどの整理が不可欠。しかし、その作業を怠って数千枚に達すると、その中から探し出すのは実質不可能。大切な名刺の束も、機能を発揮できなければ、単なる小さな紙きれの集まりにでしかないのです。
そうした悩みを持つ方々は多いようで、スマホ時代に画期的な名刺管理サービス(アプリ)が登場。スマホのカメラで名刺を撮影するだけで、氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、アドレスなど、記載されている情報をデータ化し、あとから画面上で絞り込みや並べ替えができるというものです。
名刺管理サービスはいくつか存在しますが、今回は、利用者が多く人気の「Eight」(エイト)をご紹介しましょう。
https://8card.net/
「Eight」は、法人向け有償クラウド名刺管理サービスで著名なSansan株式会社が運営する無料サービス。有償の「sansan」に比べて登録した名刺情報を社員で共有する機能はありませんが、情報漏洩防止対策(セキュリティー)の面では遜色なく、小規模事業者や個人事業者なら有効に活用できるはずです。
使い方は簡単。スマホに「Eight」アプリをインストールして起動し、カメラを名刺にかざすだけ。1画面で4枚まで同時に認識できるので、作業もスピーディーに進みます。
撮影した名刺は画像データとして同サービスのサーバーに送られ、AIに加えてオペレーターが文字を読み取ってデータ化します。少し時間が掛かりますが、人間による確認作業を経るので、デザインやレイアウトが特殊な名刺にも対応可能。完全な機械任せとの違いです。
なお、ここで気になるのは、相手から預かった名刺、言い換えると個人情報の保護ですが、Eightでは名刺をいくつかのパーツに分割した後で複数のオペレーターに振り分ける仕組みで、作業者は個人を特定できないとしています。この秘匿性はサービスを選択する上で大きなポイントと言えますが、取得したデータの保管も含め、名刺管理サービスで成長してきた同社(資本金62億円)は信頼に値するでしょう。
登録が済んだ名刺は、スマホまたはパソコンで閲覧が可能。探す際も昔のアナログ式名刺ホルダーとは違ったメリットが。名前や会社名で絞り込み、並び替え、または検索ができるので瞬時に必要な1枚を見つけることができるのです。
さらにクラウド管理でこその機能も。お互いがEight利用者で繋がりができると、以降は名刺のアップデートが可能。電話番号やメールアドレスの変更が生じた際に連絡が途絶えてしまう心配も少なくなります。
ほか、スマホなら、外出先で急遽連絡を取りたいと思った場面でも対応可能とチャンスに強く合理的と言えます。
名刺の整理と探す時間を節約できる「Eight」。無料で利用できるので、先ずは試してみてはいかがでしょうか? 必要な機能に応じて有償サービスの利用も良いでしょう。

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