menu

経営者のための最新情報

実務家・専門家
”声””文字”のコラムを毎週更新!

文字の大きさ

コミュニケーション

第49回 リモートワークのメール・チャット術(2)

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

 三寒四温の候、いかがお過ごしでしょうか。
 春先になると、寒い日が続いたかと思えば急に春本番であるかのような穏やかな天候が続き、その後また寒くなり暖かくなる。こうした寒暖の繰り返しが起こります。
 急な気温の変化で体調を崩している社員がいるかもしれません。離れたところにいる人ほど、声を掛け合っていきたいものですね。
 
 さて、今号ではリモートワークの浸透により急増している、メール・チャットによるミスコミュミニエーションを防ぐ書き方のコツをお伝えします。
 日頃、企業研修や通信講座の課題添削等を通して、手紙や文章を添削する機会が多くあります。
 その中で、ビジネスシーンでいちばん書くのが難しいメール・チャットは「だれかの意見に反対しなければならないとき」に送るものだと感じています。
 たとえば、
・WEBデザイナーなど外注先から提示された案に対して、十分な評価がしがたいため、ブラッシュアップを求めるとき
・取引先の管理職や上司など目上からの要望に対して、安易に引き受けられない事情を伝えた上で前向きな解決策を提案するとき
といった場面です。
 
 わたしの目から見ると、仕事ができるビジネスパーソンはこうした反論が非常に上手である一方で、経験の浅さから感情的になりやすい人は、こうした反論がうまくありません。
 わたし自身、過去にこうした場面で自らの価値を下げてしまうことが多くあり、痛い思いをしてきました。
 だからこそ、年齢を重ねて経験を積みつつある今、主に20代30代が書くこれらの場面のメールを目にすると、「あ、イタタタ…」と感じることがあります。
 

言葉を選べば、反論はうまくいく

■NG文例
〇〇課長
 先ほどの件ですが、あらためてよく考えてみましたが、
 やはりできません。
 ほかの方法を考えてほしいのが本音です。
 よろしくお願いします。
 
■NGポイント
「できません」というひと言で解決の余地がなくなり、仕事になりません。
また、一方的に「ほかの方法を考えてほしい」と要望を押し付けるのではなく、「ではどうすればよいか?」を考えて提案することが大切です。
 
◎OK文例
 先ほどは貴重なご意見をありがとうございます。
 あらためてよく考えてみまして、
 念のため、他の方法についても検討しておく必要性を感じております。
 恐れ入りますが、再度、話し合いの場を設けていただけないでしょうか。
 
 

書き方のポイント

 上の場合、
1.まず、相手を尊重して感謝します(貴重なご意見をありがとうございます)
2.次に、端的に意見を伝え(他の方法についても検討しておく必要性を感じております)
3.その上で、今後の対応を提案します(再度、話し合いの場を設けていただけないでしょうか)
 
 仮に、あなたの身近に「無理です」「嫌です」「わたしはやりたくありません」といった感情的な言葉で反論している社員がいるとしたら、「前向きに気持ちを伝えましょう」と指導してはいかがでしょう? 彼ら彼女たちの凝り固まった頭の中を切り替えることができれば、きっとよいアイディアを生み出してくれると思います。
 

第48回 リモートワークのメール・チャット術前のページ

第50回 季節の挨拶で心の距離を縮める次のページ

関連セミナー・商品

  1. 【通信教育】仕事で差がつく!実用美文字・美手紙講座

    音声・映像

    【通信教育】仕事で差がつく!実用美文字・美手紙講座

  2. 【通信教育】仕事で差がつく!「 メール・文章の書き方講座」

    音声・映像

    【通信教育】仕事で差がつく!「 メール・文章の書き方講座」

関連記事

  1. 第17回 比べてみよう 重く感じる1枚 VS さわやかな1枚

  2. 第8回 仕事で差がつく!相手の意見にやんわりと反論する方法

  3. 第28回 人の感性を揺さぶろう

最新の経営コラム

  1. 第23回「他者志向と自己犠牲」

  2. 第137回  広角レンズ替わり?スマホカメラ裏技

  3. 第132回『エンニオ・モリコーネ 映画音楽術』(著:ジュゼッペ・トルナトーレ)

ランキング

  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
  7. 7
  8. 8
  9. 9
  10. 10
  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
  7. 7
  8. 8
  9. 9
  10. 10

新着情報メール

日本経営合理化協会では経営コラムや教材の最新情報をいち早くお届けするメールマガジンを発信しております。ご希望の方は下記よりご登録下さい。

emailメールマガジン登録する

新着情報

  1. 人事・労務

    第74話 有期労働契約者の無期労働契約への転換
  2. 社員教育・営業

    第11号 “製造業”のための全員営業の活用法【問題提起編...
  3. ビジネス見聞録

    統計データを経営に活かす 第4回 貴社のブランド力を評価する方法
  4. マネジメント

    第227回「社長の地雷」はドンドン踏め
  5. 教養

    2015年1月号
keyboard_arrow_up