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コミュニケーション

第48回 リモートワークのメール・チャット術

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

 早咲きの梅がほころび、立春を迎える頃となりました。
 今年の立春は2月3日。つまり、その前日の2月2日が節分になるわけですが、節分が2月2日になるのは、なんと124年ぶりだそうです。
 これから少しずつ暖かくなり、春めいていきますね。
 
 さて、長引くコロナ禍、リモートワークが浸透したことにより、社内外を問わず対面ではなくメールやチャットで連絡を取り合う機会が増えています。
 メール、チャット、SNSを使った活字コミュニケーションですべてが完結する今、仕事の効率は以前よりむしろ上がったようにも感じられます。
 しかしながら、その一方で、ちょっとした冷たい書き方を気にして「嫌われているのだろうか?」と思い悩んだり、不親切な書き方に腹を立てたり、コミュニケーションに疲れている人も増えているようです。
 
 今回は、メールやチャットを使った活字コミュニケーションをうまく進めるための書き方のコツを3つご提案します。
 
 
■コツ1/相手の顔を想像し、ミスコミュニケーションを防ぐ
 
 相手が今、どんな様子でいるかわからないからこそ、相手の顔を想像しながら文字を打ちましょう。
 たとえ顔を知らない相手であっても企業名、肩書、名前、性別、メールの書き方、言葉の選び方などから、若い人か、ベテランかなど、ざっくりと想像することはできるはずです。
 仮に相手が自分より若い人だと思うなら「わかりやすく書こう」「教えてあげよう」という大きな気持ちで接することができます。また、目上だと思うなら「失礼がないように、丁寧に言葉を選んで伝えよう」と慎重に対応できます。
 想像しながら書けば、自分本位の文章にはなりえません。コミュニケーションの行き違いを防げます。
 
 
■コツ2/天気の話題で共感を誘う
 
 一日に何度もやりとりする相手に対して、そのつど相手の顔を想像しながら書くのは大変です。ときに「〇〇の資料作成、お願いします」「了解しました/承知しました」などとシンプルな文章でポンポンポンと軽快にやりとりするほうが、お互いにとって気持ちがいいこともあります。
 ただし、その場合も、その日初めて送るメールやチャットでは「今日は晴れて気持ちがいいですね」「夕べは少し暖かかったですね」などとその日の天気に関する一行プラスしましょう。
 天気の話題は共感を誘います。「うんうん、そう言われてみれば、たしかにそうだな」と同じ気持ちになりやすいのです。この共感がお互いの心の距離を縮めます。
 
 
■コツ3/「ありがとう」+褒め言葉で心をつかむ
 
 書類の作成やミーティングの日程調整など部下に頼んでいたことをやってもらったとき、相手に「ありがとう」とお礼を言いますね。
 その際、何に対しての「ありがとう」なのか、明確に伝えることが大事です。
 
 たとえば、書類作成なら、
・ありがとう。よくまとまっているね
・ありがとう。スピーディに対応してくれて、助かった
・ありがとう。これで取引先に喜んでもらえるだろう
 
 スケジュール調整なら、
・ありがとう。いつも助かっている
・ありがとう。ちょうどいいタイミングだよ
・ありがとう。急なことにもかかわらず、ありがたく思っている
 
 仮に、作成してもらった書類の内容が今ひとつ満足できるものでなかったとしても、
・ありがとう。前回よりよくなったね
・ありがとう。〇ページの図表だけ修正しておいて
・ありがとう。次回も頼むよ
などとひと言追加することで、相手に気持ちよく動いてもらえるでしょう。

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