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戦略・戦術

第3話  「中小企業の事務処理にもっと電子取引を!」

強い会社を築く ビジネス・クリニック

「こ の指定伝票は誰が、何の目的でおつくりになったのですか?」
 
「前会長(経理担当)が整理しやすいよう、デザインを考えてお作りになりました。」
 
「品番もありませんし、電子化対応ではありませんね」
 
「その頃は今ほど PCが進んでいませんでしたので」
 
「今様に対応したらいかがでしょうか」
 
「会長が存命中はできません」
 
「なぜ」
 
「見にくいとおっしゃり反対なさいますから」
 
「このために何人女子社員要りますか」
 
「2人要ります」
 
納品書は、現場に一枚、現場事務所に一枚、本部本社に一枚、先方に一枚、請求書用一枚、合計5枚方式でいかがでしょうか・・・
 
現場の伝票がどこかへ紛失した。担当者の机の中に入ったままで出てこない。集計が遅れてしまうのです。これらが月次決算のできない理由として出 てくるのである。
 
締切日には、先方からの請求書に月間納品一覧表を付けてもらいなさい。フロッピーなりインターネットで資料を送ってもらいなさい。コンピュー ターがない。コンピューターが打てない。そんな業者とは取引をやめなさい。当方の品番バーコードなり、ジャンコードをつける等のシステム化を進めなさい。 システム化の推進の妨げになる社員がいるのであればその人を排除しなさい(部署を変えなさい)
 
人の善意や能力に頼らない事である。
 
システムとは新人でも能力・知識・経験がなくても又、卓越した能力がなくても誰がやっても正確に仕事が出来でき,人手が減ること。
 
真剣にシステム化に取り組まないと経費は下がらない。中小企業の事務の合理化はまだまだであり、IT技術を使った経営をしてほしい。事務員の作 業量を減らしなさい。

 

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