電子取引のデータ保存を定着させる３つの対策
電子帳簿保存法（電帳法）改正により2024年1月以降、大企業から中小企業、個人事業者まですべての事業者が電子取引のデータを保存して管理しなければならなくなりました。
これまで企業の経理部門において、紙の請求書や領収書等の書類を種類ごとにファイルしていたように、電子取引データについても整理保管が必要となります。
電帳法の改正に応じて、ほとんどの会社が電子取引に関するデータ管理の事務処理規程を作成しましたが、実際に規程どおりに運用されていなければ意味がありません。
また、電子取引データの保存ルールを決めていても、部署や社員によって守られていなかったり、処理し忘れてしまったりということがよくあります。
そこで今回は、電子取引のデータ保存を定着させる３つの対策について、説明します。
電子取引データは社内ルールどおりに保存されていますか？
対策①電子取引データの保存について社内説明会を開催
電帳法の改正に合わせて、電子取引データの保存に関する事務処理規程を作成し、管理責任者を選定しただけで終わらせている会社が少なくありません。
作成した事務処理規程を全社員宛にメールで通知したり、社内で回覧したりしただけでは、忙しい社員や関心がない社員は読んでくれません。
新しくルールを決めただけでなく、システム担当者や総務経理の担当者が、電子取引データの保存について社内説明会を開催し説明するようにします。
説明会には社員全員の参加が望ましいですが、少なくとも各部門の事務担当者には出席してもらいましょう。
本社以外の支店や営業所等については、オンラインで参加してもらってください。
保存対象となる電子取引の種類やデータ形式などを説明した上で、会社で利用しているデータ管理システムやクラウドサービスでの具体的な操作方法について説明します。
データ管理用の専用システムを利用していない場合は、ファイルサーバ内の書類フォルダ区分や、ファイル名の指定の仕方（日付、金額、取引先名の設定）を理解してもらいましょう。
説明会を開催してみると、部署ごとにさまざまな電子取引が発生していることがわかるとともに、標準ルールに当てはまらない例外的な取引について質問を受けることがあります。
想定外の取引や例外処理などに関しては、ケースごとに再度検討し、運用ルールを改訂していくことになります。
業務規程を変更したとき、社員にどのように通知していますか？
