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税務・会計

第84回 電子取引データは1カ所でまとめて管理する

賢い社長の「経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」

電子取引のデータはどこに保存しておけばいいですか?

電子帳簿保存法(電帳法)改正により2024年1月から電子取引データの保存が義務化されるにあたり、システム整備ができていない中小企業からの問い合わせが増えています。

新聞やネットメディアなどでも電子取引に関する記事が掲載されることが多くなり、慌てて対応を検討する中小企業は少なくありません。

また、電子取引データの保存ルールを社内で決めていたとしても、全社員がその通りに運用しているとは限りません。

そこで今回は、電子取引データの保存管理の仕方について、説明します。

 

電子取引のデータ管理の準備は社内で進んでいますか?

 

電子取引データを業務ワークフローに組み入れる

電子取引データを不備がないように管理するのであれば、社内の業務ワークフローに組み入れるのがいいでしょう。

中小企業の場合、社内で専用のデータ管理システムを開発して導入するのは、コスト的に現実的ではないので、クラウドサービスでの運用がおすすめです。

 

具体的には、経費精算や請求書支払管理のクラウドサービスを利用します。

電子メールで受信したPDF形式の請求書データをクラウドサービスにアップロードして、データを保存管理するとともに、その後の承認申請や会計処理、銀行振り込み業務とデータ連動させて運用します。

電子取引データを受信した担当者が原本データをクラウド上に保存するとともに、上司がその内容を確認し、さらに経理が最終的にチェックするので、モレや不備が防げます。

また、請求書だけではなく見積書や注文書等の電子取引データもクラウドサービス上で管理することができます。

 

JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会:電帳法に準拠したシステムであることを認証する機関)認証を受けているクラウドサービスであれば、データの登録や承認、訂正、削除等の履歴管理が自動的にされるとともに、いつでもデータの閲覧や条件検索が可能なので、データの信頼性も確保されています。

 

今後、電子取引データの件数が増加する傾向にある場合には、経費精算や請求書支払管理のクラウドサービスを使ったワークフローの導入を検討してみてください。

 

電子取引データが何件になったらクラウドサービスの利用を検討しますか?

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