menu

経営者のための最新情報

実務家・専門家
”声””文字”のコラムを毎週更新!

文字の大きさ

社員教育・営業

第112回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方33 ファイリングの仕方

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

 前回「社内における環境整備」についてお話しました。今回は「ファイリングの仕方」についてお話します。
 まず、ファイリングという言葉を耳にするでしょうが何時ごろからあるのでしょうか。ファイリングは、百年以上前にアメリカで創案されたそうです。そして第2次世界大戦後、連合軍司令部によってファイリング・システムが日本にもたらされたと言われています。そんな背景も知ると、ファイリングがより身近になるかも知れません。
 
 皆さんはやろう、やろうと気にかけつつなかなか行動に移せないものの一つにファイリングがありませんか。私もそのように思う一人でしたが、自分に一番ブレーキをかけていたのが、一気にやろうという気持ちだったと気づきました。
 私はフリーでインストラクターをしていますが、ファイリングをするノウハウは個人も組織も同じと考えます。ファイリング(書類の整理と保存)の大きなメリットは、必要な書類がすぐに探せることです。探せないイライラした気持と、探している時間から解放されるのがファイリングです。
 
 ファイリングで一番先にするのは、「要らない書類を処分すること」。書くのはとても簡単ですが、行動するのは思った以上に難しいです。
 
 主流はパソコンの保存です。顧客別・会社別・案件別・時系列などのフォルダを作り、すぐに何でも取り出せるよう整理して保存します。ただ整理すると安心をしてしまうことと、その後も簡単にクリックして保存作業を続けてしまうといつの間にかパソコンにデータがどんどん溜まってしまいます。「保存」と確定してフォルダに入れたデータも時が経つと要らなくなるものも少なくありません。業種によって書類をジャッジする期間が異なるだけでなく、会社によってもその期間が異なるので、確認した日付も入れておくとよいでしょう。そして、手すきの時間を利用して、こまめにチエックし必要のない書類は削除します。
 
 紙でデータを残す場合、何時誰が見ても探しやすいことを前提に、見出しを付けて分類します。見出しはクリアホルダーの右上に揃え、デスクの引き出しにセッティングした横型のファイルボックスに保存します。この際気をつけることは、書類が重複していないかということ。例えば会議をするとき参加者全員に配られた書類であれば、重複の可能性が大きくなります。また見出しの分類を細分化しすぎると探しにくくなるので誰が探しても分かり易い見出しを考えてください。さらに細かいことですが、ファイルボックスに書類を入れすぎると取り出しにくくなるので気をつけます。
 
 
■松尾友子氏
【通信教育】ビジネス・コミュニケーションスキル講座の詳細はこちら

 

第111回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方32 社内における環境整備前のページ

第113回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方34 社内のものの取り扱いのルール次のページ

関連記事

  1. 第45回 「メールと電話の使い分け」

  2. 第51回 「お客様に安心感を与える電話応対」

  3. 第134回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方55「自分ではできていると思っているが、実は周りから見るとできていない方への対応の仕方」

最新の経営コラム

  1. 第121回 騒音を低減して、仕事も学習も効率アップ!

  2. 第20回 新事業は社長の情熱が成功を決める

  3. 第183話 ボタンを掛け違えたM&A

アクセスランキング

  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
  7. 7
  8. 8
  9. 9
  10. 10

新着情報メール

日本経営合理化協会では経営コラムや教材の最新情報をいち早くお届けするメールマガジンを発信しております。ご希望の方は下記よりご登録下さい。

emailメールマガジン登録する

新着情報

  1. マネジメント

    第9回 こだわりを売り上げにリンクさせる理念経営者とは?~事例:JAL
  2. マネジメント

    第191回 『トンネルの先の光を示せ』
  3. 戦略・戦術

    第149号 1,000品目
  4. マネジメント

    危機を乗り越える知恵(19) 失敗の教訓を生かせ
  5. キーワード

    第18回(客のためという視点で当たり前を貫く)「濱田家」
keyboard_arrow_up