第113回　コミュニケーション上手になる仕事の進め方34　社内のものの取り扱いのルール

「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

　前回「ファイリングの仕方」についてお話ししました。今回は「社内のものの取り扱いのルール」、特にパソコン関係についてお話します。

ビジネスにパソコンは必須ですが、運用を効率良くするためのルールとして、ソフトウェアの種類及びバージョン、ハードウェアの機種などを統一することがあげられます。ただいくら環境を整えても、利用する側の意識を高めないとまさかということが起こってしまいます。その意味で今、社会的にも大きな問題になっているパソコンのウィルス感染について、情報の漏えいを防ぐ社内ルールが重要です。パソコンでも例えばランサムウェアの脅威は増大しています。皆さんはすでにご存じかもしれませんが、実際に起こった2例を紹介します。

・一つ目は、2016年大手旅行会社が公表した標的型サイバー攻撃により678万件にのぼる規模の個人情報が流通危機にさらされました。数字の大きさに一瞬聞き間違えたのかと感じたほどでした。不審なメールは開かないという社内のルールが周知されていたにもかかわらず、ということではないでしょうか。それほど相手のメールの内容が、ますます巧妙になってきている現実があります。

・二つ目は、2016年10月富山大学の水素同位体科学研究センターの被害です。世界的にビジネス・メール詐欺と呼ばれているビジネス・メールの侵害の例です。あたかも教授の講演を聴講した後にその個人に宛てたメールを装い添付資料を開かせてしまったのです。開いたとたんにウィルス感染をし、1492名分の個人に関する情報の流出被害です。大学ですから研究内容をも流出ということでしょう。

どちらも私どもが考えている危機感の何倍も多く脅威として身のまわりにせまっていることがわかります。

　ある公益財団法人では、一社に10通までという制限はありますが、会社から依頼を受けると添付資料つきの偽メールを送信し、何通かあけられているしまうか調査するというサービスをしているそうです。工夫して社内でもこのような疑似体験ができると、ビジネス・メール詐欺が他人事ではない事を知る良い機会になるでしょう。不審メールを開けないということの徹底に役立ちます。

　また、情報の漏えいということでいうと「紙媒体」はそのリスクが最も高いと言われています。持ち出しの必要がある時は管理部門に申請を必ず行うことをルールとします。100人の社員中、99人がルールを守れればのレベルの理解ではウィルスの脅威に対して万全ではありません。情報漏えいの危険度は社員の理解度の徹底と半比例するといっても過言ではないと考えます。さらに、一度作ったルールでも常に見直しが必要です。定期的な見直しあるいは状況に応じた見直しと改善をし、生産性を落とさずに実行できているか、常に気を配りながらベストの状態のルールを維持しましょう。

■松尾友子氏
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