書類をデジタル化したら会計システムと連動させる
二重管理を解消するためには、デジタル化を段階的に進め、最終的には完全に電子データで一元管理していきます。
すべての書類を一度に電子化することは難しいので、まずは請求書から優先的にデジタル化を進めていきます。
郵便料金が値上がりしたこの時期に、取引先にＰＤＦ形式の請求書を電子メール添付で送信してもらうように依頼します。
書類のデジタル化ツールにはＡＩ―ＯＣＲ（人工知能による文字認識読取）機能が付いていますので、ＰＤＦ形式の請求書から必要なデータを抽出してくれます。
紙の請求書も同様にスキャンして電子データとして一緒に保存すれば、請求書を電子データで一元管理できるとともに、入力作業が大幅に省力化できます。
次に、領収書についても、経費精算のクラウドサービスを利用すれば、請求書と同様の電子データでの管理が可能です。
経理にとって効率化以上に重要なのが、書類と会計帳簿との整合性の確保です。
請求書や領収書をデジタル化したら、電子データと会計システムを必ず連動させます。
書類のデジタル化ツールは、通常、電子帳簿保存法で規定された改ざん防止機能、検索機能に加えて、証憑書類と会計帳簿との関連性を確保する機能が装備されています。
これらの機能によって、会計帳簿と領収書・請求書の整合性が自動的に維持されるようになり、適正な会計処理が保証されるようになります。
経理社員が紙の書類を見ながら入力作業をしていませんか？
