■桑原晃弥（くわばら てるや）氏／「トヨタ式５W１H思考」著者／（元）カルマン顧問
慶応義塾大学卒業後、業界紙記者として活躍。トヨタ式の指導や導入で有名な若松義人氏の会社の顧問として、トヨタ式の実践現場や、トヨタ生産方式の大野耐一氏直系のトヨタマンを幅広く取材。トヨタ式の書籍やテキストなどの制作を主導。また、国内外を問わず創業者や起業家の研究をすすめ、人材育成や成功法を発信し続けている。主な著書に『トヨタ式「人を動かす人」になれる６つのすごい！仕事術』、『トヨタは、どう勝ち残るのか』他多数。講話収録物に『トヨタ式 経営の技術』、全国経営者セミナー講演収録『トヨタ式 人と会社を動かす実践術』を発刊。
※本コラムは、桑原晃弥講師が「トヨタ式 経営の技術」音声講話の発刊にあたり、「なぜ、トヨタ式で会社が伸びるのか？」全五回にて書き下ろしたものです。第１回「改善で変化を日常にしよう」はこちらから
私たちが「仕事」と思ってやっていることの中には、たくさんの「ムダ」が含まれているように、企業の現場ではたくさんの問題が起きています。「問題のない現場はない。問題がないとすれば、隠しているか、気づいていないだけ」がトヨタ式の考え方であり、むしろ「問題を解決すれば、それだけ現場は良くなる」と肯定的に捉えるのがトヨタ式の考え方です。
問題の中には比較的小さな問題もあれば、深刻かつ急いで対策をとらなければならない問題もあります。あるいは、原因がなかなか特定できず、解決が難しい問題もたくさんあります。では、こうした問題をどのように解決していけばいいのでしょうか。トヨタ式では、問題を解決する時には８つのステップを踏むことにしています。
１つの問題を解決するのに８つのステップを踏むとなると、手間や時間がかかるように見えるかもしれませんが、大切なのは解決を急ぎ過ぎないことです。８つのステップを踏むことで、たとえ難しい問題が起きても、問題の「真因」が特定でき、最善の対策を考え実行できるようになります。実行した対策によって、問題を根本的に解決することができれば、２度と同じ事態は起きないようになります。つまり、結果的に「真の効率化」を図れるようになるのです。
ステップ１、問題の明確化
８ステップで大切なのは、解決に取り組む前に「問題を洗い出すこと」、そしてそれらの問題に対して「優先順位をつけること」です。たとえば、「困ってぃることやしんどいこと、我慢していることはないか？」「後工程が不満を感じていることはないか？」「他部署や他者と比べてひどく劣るものはないか？」「異常な数字はないか？」などの視点から「問題」を洗い出し、「重要度」「緊急度」「拡大の懸念」といった視点から優先順位をつけ、「問題の明確化」を行います。
ステップ２、現状把握
取り組むべき問題が決まったら、すぐに解決に向けて動き出したいところですが、問題があまりに大きい場合、どこから手を付けて、何をすればよいのか分からないことがあります。このような時には大きな問題を中問題、小問題と分解することでしっかりと現状把握を行います。
ステップ３、目標設定
現状把握によって、取り組むべき問題がはっきりしたら、小さな問題一つ一つについて、「何を、いつまでに、誰が、どうする」といった具体的なゴールや期限、目標を明確にします。その際、「誰が」を決めることで、責任の所在もはっきりさせます。
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