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税務・会計

第78回 インボイス制度点検その9 インボイス番号はどうやって検証すべきか?

賢い社長の「経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」

「請求書や領収書のインボイス登録番号をどうやって点検すればいいの?」

 インボイス制度の導入を直前に控えて、事務負担が増えることを心配している企業の経理担当者は少なくありません。

取引結果として受領した請求書や領収書に記載されているインボイス登録番号の有無だけではなく、その番号が適正なものかについても経理担当者が確認する必要があるからです。

インボイス登録番号の有効性の確認は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」にアクセスして13桁の登録番号を入力して検索することになっています。

 

しかし、現実問題として、経理担当者が経費精算や支払いの都度、すべての領収書や請求書のインボイス登録番号を国税庁のサイトで確認していたら、それだけでひと仕事になってしまいます。

そこで今回は、インボイス登録番号の点検の仕方について、説明します。

 

経理が1ヵ月間にインボイスを何枚処理するか知っていますか?

 

インボイス登録番号の確認は会社の判断で実施する

会社が受領したインボイス(請求書や領収書)の登録番号を取引の都度、経理担当者が国税庁のサイトにアクセスして全件チェックするのは現実的ではありません。

 

国税庁側も事業者の事務負担を考慮して、インボイス登録番号の確認について、次のように強制ではなく事業者の判断に委ねています。

「全ての取引の都度、確認が必要となるものではなく、取引先の規模や関係性、取引の継続性などを踏まえ、事業者においてその頻度等をご判断いただくこととなります」(国税庁「インボイス制度の開始に向けて特にご留意いただきたい事項」)

(例)

・新規取引先との取引:確認する

・継続的に取引がある企業との取引:都度の確認はしない

 

つまり、継続的な取引先については年に1回程度(登録状況の有効性)の確認、新規の取引先についてはできる限り全件(番号の正誤および有効性)の確認を要請しています。

 

そうはいっても、会社の経理担当者も残業までしてインボイスのチェックをするわけにはいきませんので、できる範囲での対応となるでしょう。

実際に企業の経理担当者に、インボイス登録番号の確認作業をどのようにするかを聞いてみると、大体次の3つのタイプに分かれるようです。

・インボイス登録番号の有無だけで判断する(番号検索はしない)

・法人以外(個人事業主等)の新規取引のみ番号検索して確認する

・経理担当者が不審を持った取引のみ番号検索して確認する

 

どこの会社も、消費税を適正に申告納税するために、必要以上にインボイス登録番号の間違い探しにかける時間はないようです。

 

御社では、インボイス登録番号の確認をどこまでやりますか?

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