ファイルサーバに種類別フォルダ管理
毎月発生する電子取引の件数が少ない場合には、ワークフローや証憑管理ストレージサービスを利用するまでもないでしょう。
その場合は、社内で共有のファイルサーバに経理関係書類のフォルダを設定して、電子取引データを管理するようにします。
事業年度別に「請求書」「見積書」などの書類の種類ごとにフォルダを区分して、受け取った電子取引データを保存するようにします。
電子取引の件数が月に数件の場合には、経理のパソコンにフォルダを区分して保管してもいいでしょう。
電子取引の件数が少ない会社では、経理事務において電子取引データはすべて紙にプリントアウトして、他の紙書類と一緒に事務処理することになります。
しかし、電子取引の件数が少ない場合でも、電子取引データの保存は、すべての事業者の義務になりますので、データの保存は忘れずに必ずしてください。
電子取引データを保存する際には、ファイル名に「取引日」「取引金額」「取引先名」を付けるなどして、条件検索できるようにしておくことも大切です。
経理の実務はこれまでどおり紙で処理しながら、原本の電子取引データの確認が必要なときには、速やかに画面に表示できるようにしておきましょう。
監査や税務調査の時に、電子取引データをすぐに画面表示できますか？
