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コミュニケーション

第20回 もらった手紙になんと返事を書けばいいか、わからないとき

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

 厳しかった暑さがようやく終わりを迎える頃となりました。
 今年はどんな秋になるのでしょうか。
 実り多き秋になることを願いますね。

 さて先日、ある法人の代表者と話しているとき、こんな悩みを打ち明けられました。
 「自分は手紙を書くのが好きで、日頃からよく書いています。職員にも手紙を書くことを推奨しています。
 ただし、手紙を受け取るのは苦手です。ときに便箋4・5枚にもわたって想い詰まった手紙を受け取ることがあるのですが、正直なところ、そのたびに『なんと返事を書けばいいかわからず』気が重くなります」

 この「思いの詰まった手紙に対して、なんと返事を書けばいいかわからない」という悩み、皆さんはいかがでしょう? 同じ感覚を覚えたことはありませんか。

 メールの場合も同様です。
 たとえば、社員から長文のメールが届き、そこには仕事や人間関係の悩みが綴られていました。しかし、何度読み返してみても、何をどうしてほしいかがさっぱりわからない。求めていることが書かれていないので、一体どう対応すればよいか考えあぐねてしまうこと……

 こうしたときの返信は、短い文章でかまいません。
 心の中にある思いを吐露するかのような手紙・メールは、大切な人にしか書きません。書いた本人は「ただ書きたい、わかってほしい」から書くのであって、解決策を期待しているとも限らないないのです。

 返信する際には、たとえば、
 「そうなのですね。連絡して(教えて/打ち明けて)くれて、ありがとう」

 それだけでは心もとないようなら、
 「真剣に考えてくれて、ありがとう。これからも期待している。また何か思うことがあれば、遠慮なく教えてほしい」

 そう書き添えましょう。
 取引先やお客様なら語尾を敬語にして、発展や幸せを願うひと言を加えると、読後の印象が明るくなります。

 書いたほうは、案外、「書いた/伝えられた」ことで満足しているものです。

 手紙の場合、たとえ便箋5枚にわたりびっしりと文字が綴られたものであったとしても、返信はハガキ1枚でかまいません。

 ただし、返信することは重要です。面倒だからといって何もリアクションをとらずにいると、相手は「自分の気持ちをわかってもらえたのだろうか?」と不安になり、いずれ「大切な人から大事にしてもらえなかった」と心を痛めます。

繰り返しますが、返信は短く、ほんの数行でかまいません。
相手にとってはその数行が「わかってもらえた」という安心感となり、あなたに対する信頼をさらに強くするでしょう。

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