2024.07.5

書くのが圧倒的にラクになる！メール・文章の基本構成と書き方

業績アップにつながる！ワンランク上の手紙・メール術

　こんにちは。梅雨入りし、じめじめとした過ごしにくい頃になりましたが、変わりないですか。

　７月の風物詩といえば、その一つがお中元。昨今はお中元やお歳暮といった季節の贈り物を廃止する会社が増えていますが、受け取る機会はゼロではないと思います。

　受け取ったら、電話をかけてお礼を伝えるほか、ハガキでお礼状を送ると「丁寧な人」「よくできた会社」という印象につながります。すぐに書けるように、夏らしいデザインのハガキや切手を数枚、手元に揃えておくといいですね。

　さて、今回はメールや手紙・文章を書く上ですべての基本となる「文章の基本構成」について、お話しします。

メール・手紙、文章の基本構成

　メールでも手書きの手紙でも、相手に何かを伝えるために書く文章は次の構成で成り立っています。

　仮に、皆さんが今まさに書こうとしているメールの内容が、何かの連絡であれ、お礼であれ、変更のお願いであれ、お詫びであれ、すべて以下の構成ととらえていただき、問題ありません。

　　　相手の会社名＋名前
　　　　　↓
　　　書き出しのフレーズ
　　　　　↓
　　　本文（要件）
　　　　　↓
　　　結びのフレーズ
　　　　　↓
　　　自分の会社名＋名前

名前の漢字に気をつけて

　上に書いた中で、いちばん大切なのが相手の名前です。当たり前のようですが、いちばん間違いやすいのも相手の名前のため、名刺やメールの著名欄を見ながら正しく書きましょう。

　取引先の社名に加えて「株式会社」は前につくか、後につくかなどは、案外、覚えていないものですね。ほかに、名前の漢字、たとえばワタナベさんの「渡邉」「渡邊」「渡部」、サイトウさんの「齊藤」「斎藤」「齋藤」、タカハシさんのハシゴダカなどの難しい漢字は勝手に省略せず、相手の書き方に合わせて書いて差し上げると、親切です。

　以前、「渡邊」さんという女性から取材を受けたとき、名刺交換の際に「なぜ難しいほうの邊の字を使っているのですか？」と質問したことがあります。

　すると、「しっかりした人に見られたいから」という答えが返ってきました。たしかに、画数が多いと堅い感じがしてしっかりした印象につながりますね。20代の若い方でしたから、「なめられてはいけない」といった心理が働いていたのかもしれません。

　そのとき以来、難しい漢字の名前の方に出会ったら、すべて理由があってのことなのだと思い、気をつけています。

　難しい漢字の名前の人ほど、日ごろ、省略されるか間違われる機会が多いです。正しく書くと、相手は必ず気づきます。そこに感謝や信頼が生まれます。

覚えておきたい書き出しのひと言フレーズ例

　文章の基本構成に話を戻します。書き出しの一行目は、何をどう書けばいいのでしょうか。

　メールの場合、「お世話になります」や「いつもお世話になっております」など。手紙の場合は「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの昔ながらの形式的な書き方もありますが、ビジネスシーンであっても顔見知りの相手に送るものであれば、肩肘張らずに普段どおりの書き方で十分です。次のフレーズ例が参考になれば幸いです。