「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回、「お客様との上手な雑談」についてお話しました。今回は「時間の使い方」についてお話します。当たり前のことですが、一日は二十四時間。でも使い方によって一日の仕事の進み具合はかなり変わります。
まず、二十四時間を使う本人の心身を共に良好にしておくこと。これは時間の使い方の質を高めるためにとても大事です。絶好調の私が仕事をするのと、絶不調の私が仕事をするのでは明かに質に違いがでます。忙しさに自分がどの位無理ができるのか、そのラインを知っておくのも仕事のうちです。どうしてもやり切らなくてはならない時は、ＳＯＳが出せる仲間との普段からのコミュニケーションが物を言うでしょう。
次に、今年の目標・そのための今月の目標・そのための今週の目標・そして本日の目標というように、単位の大きなところから小さな単位の項目を決めていきます。この流れですと、本日しているこの仕事が何処につながっているのかキチンと見えるので方向を見失いません。従って時間の使い方の濃さを保つことができます。あくまで予定ですから、もちろん刻々と変更は起こります。また仕事そのものでなく、取り巻く状況の変化でも流れが変わる可能性は十分あるので、細やかな修正は常に必要です。
違った角度から見る時間の使い方ですが、午前は事務的なことをこなす時間に使い、午後は人に会う（余談ですが、人の身体は午前より午後に副交感神経が優位になるそうです。気持ちがリラックスする午後にアポイントするとよいと言われています）設定にすると一日の流れがよいです。
午前だけで考えると、手をつけるのが何となく億劫なものからすませておくと気持ちが軽くなります。また、人には誰でも多少の得意・不得意があります。不得意な分野の仕事をこなす時間は、得意分野の仕事をこなすより多少所要時間がかかることも頭に入れて時間を組むと安全です。脳の疲れ具合も一律ではありません。その意味から、こなす予定の項目は、得意・不得意を織り交ぜるとよいでしょう。
最後に、隙間時間の使い方です。隙間時間そのものを一つのコマとして使うときは、次の予定に支障をきたさない、例えば事務的な電話連絡などを入れます。予定項目の進捗状況によって調整する時間としてあえて空けておくのもよいでしょうし、隙間時間を気分転換としての休憩にするのも脳がリラックスできます。休憩は仕事の流れにブレーキをかけてしまわない時間と回数にしましょう。
個人的な体験ですが、こなすのが難しい項目については寝る時間以外、例えば一ヶ月位ずっと頭の中で気にし続けていると、突然よいアイディアが浮かび速やかに解決することもあります。頭の中で気にしつづける、つまり醸造することは時には有効な時間の使い方です。
先日「プレミアムフライデ―」がありました。実践した会社の社員の方がニュースのインタビューに「金曜日の午後三時から退社できるように、月曜日から木曜日までの間に仕事を消化してきた」と答えていました。時間を意識するかしないかで仕事量さえ変わるという良い例と伺いました。一日二十四時間と言う決まった時間を、大げさな言い方をすると二十時間にしてしまうか三十時間に匹敵する使い方ができるかは、自分しだいです。
ちなみに何か一つをマスターするのに必要な時間は約千時間と言われています。これを機会に、自分の時間の使い方を見直して新しいことに挑戦し、自分の幅を広げることをお勧めします。
■松尾友子氏
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