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コミュニケーション

第61回 失望させない言葉づかい/「大丈夫」を使わない

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

春近し。新入社員を向かい入れる企業は、研修の準備に励んでいる頃でしょう。
新入社員研修の定番といえば、基本的な言葉づかいやマナー研修です。
昨今は風通しのよい職場づくりから、ジュアルな言葉づかいを容認する企業もあるようですが、先行きの見えない非常時こそ、基本に立ち返ることが大事だと考えます。
ここではとりわけ迷いがちな言葉づかいを列記します。御社の皆様の実り多き社会人生活の一助としていただけますと幸いです。

迷いがちなビジネス敬語×と〇

社外に対して

× 「上司にお伝えします」
 「上司に申し伝えます」

取引先に契約書の必要有無について確認のメールを送ったところ、責任者である上司が不在とのこと。「お戻りになりましたら、ご連絡をいただきたいのですが」と頼むと、「はい、お伝えします」と返信がありました。
社外の人に向けては、仮に上司や先輩に対して言う言葉であっても謙譲語(へりくだっていう敬語表現)をつかいます。非常に間違いやすいので注意が必要です。


お客様に対して

× 「お支払い回数は1回で大丈夫ですか」
 「お支払い回数は1回でよろしいですか」

「大丈夫」とは、安心していられる状態、危なげがない状態をいいます。英語の「OK」と混同して「承認」の代わりに使うのはNGです。例にあげた支払い方法のほかに書類の確認の際にも「この書類で大丈夫ですか?」はヘンな印象を与えます。正しくは「この書類で問題ありませんか」、「この書類でお間違いありませんか」。
ミスを防ぐために、日頃から「コーヒーで大丈夫ですか」を「コーヒーでよろしいですか」。「少しお話しがあるのですが、今、大丈夫ですか」を「少しお話しがあるのですが、今、よろしいですか」などと、「大丈夫」を使わないと覚えておくとよいでしょう。


上司や取引先など目上の人に

 「了解いたしました」「わかりました」
 「承知いたしました」「かしこまりました」

目上の人に「了解しました」「わかりました」と応じると、気軽な感じがして、場合によっては不適切な印象を与えます。とりわけ、メールの場合は「承知いたしました」と応じると信頼度が高まります。
わたし自身はより女性的な印象を与える、ひらがなの「かしこまりました」を好んで使っています。


上司や取引先など目上の人に

× 「ご遠慮いたします」
 「お断りいたします」「辞退いたします」
 「差し控えます」

依頼や誘いを断るときには「差し控えます」という言葉を覚えておくと、負担が軽くなります。はっきりと「お断りいたします」「辞退いたします」と伝えるのが悪いわけではありませんが、「辞退」「断わり」という漢字のかもしだすイメージから、少しきつく感じられ、言いにくい(書きにくい)と感じることもあるでしょう。
その点、「差し控えます」なら、「お互いにとって悪い結果につながらないよう、(今は/当面は)控えます」という思慮深い印象につながります。
なお、目上の人に「ご遠慮いたします」は「ご」の解釈がむずかしく誤解を与えるリスクがあることから、使わないほうが無難です。

上司や取引先など目上の人に

× 「がんばってください」
 「ご活躍ください」
 「よろしくお願いします」

「がんばって」という言葉は友人や家族には気軽に使えますが、ビジネスシーンで目上の人に対して使うには軽すぎます。
目上の人の成果や飛躍を願う気持ちを伝えたいときには、「益々のご活躍を祈念しています」のほか、「今後ともよろしくお願いします」などが無難です。

 

失敗を防ぐ基本の3ルール

ルール1.「若者言葉」を使わない

「~っていうか」の口癖や、「~でよろしかったでしょうか」などの若者言葉は、人によってはひどく嫌がります。「~といいますか」「~でよろしいでしょうか」と正しく表現しましょう。

ルール2.「ら抜き言葉」を使わない

ら抜き言葉は様々ありますが、使用頻度が高いのは次の2つです。まずはこの2つを守りましょう。
①「食べれない」→「食べられない」
②「(電話に)出れない」→「(電話に)出られない」

ルール3.「クッション言葉」を利用する

相手に何か依頼するときや断るときには「お手数をおかけしますが」「恐れ入りますが」「大変恐縮ではありますが」などのクッションになる言葉を添えましょう。一方的でない、相手に対する配慮が伝わります。

第60回 手紙の力前のページ

第62回 「はじめまして」の挨拶メールで心をつかむ次のページ

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