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コミュニケーション

第62回 「はじめまして」の挨拶メールで心をつかむ

業績アップにつながる!ワンランク上の手紙・メール術

桜が咲きました。ピンク色に染まる街路樹を眺めるのは気分がよいものですね。
春はスタートの季節。暗い世相にうんざりすることもありますが、ひと時の喜びを噛みしめ、常に新鮮な気持ちで過ごしたいと思っています。

さて、春はこれまでの関係に加え、人事異動等で新たにやりとりする人が増える時季です。顔を知っている人であればなんとなくわかりあえるものですが、昨今は取引先や協力会社とも顔を知らないままやりとりすることがあります。
とりわけメールを書き慣れていない若い世代は、知らない人にメールを書くときに緊張しがちです。「自分を印象づける気の利いたひと言を添えたい」という気持ちはあってもその方法がわからずストレスをためてしまったり、「相手が自分を知らない/相手に自分を知られていない」という甘えや気の緩みから、つい粗雑な書き方をして苦手意識に拍車をかけてしまったりするようです。

今回は、「はじめまして」のメールのやりとりで心をつかむポイントについて、振り返ってみます。

自己紹介で差をつける

「はじめまして」の人にメールで挨拶するときにはひと言だけ自己紹介を添えましょう。
自分から挨拶するとき、相手から挨拶してもらうとき、引継ぎなど間に人を介して挨拶するときなど様々なケースがありますが、すべてのケースに共通して言えることです。中には、仕事が滞りなくすすめばそれでいいのだから、別に自己紹介など必要ない。名前だけ名乗ればいいと考える人もいるかもしれません。しかし、それでは相手の記憶に残らず、いそがしい人には名前すら覚えてもらえません。

対面で顔を合わせて挨拶するときには自ずと目や耳から入る情報がありますが、メールだけでやりとりするとなると、文字(統一化された活字)から入る情報しかないため、記憶に残りづらいのです。

一般に、相手は自分が思うほど自分に関心を抱いていません。
相手が自分より目上であれば目下の者は緊張感をもって接しますが、自分と対等であるか新人に対しては、特別な興味・関心など抱かないものです。何か特別な強みを持ち合わせた人でない限り、名前すら覚えてもらえないのが普通ではないでしょうか…?
記憶に残らず名前を覚えてもらえないとしたら、誰でもいい、誰がやっても同じ、極端にいえばAIがやっても同じ…となりかねません。

ポイントは1行

長く書く必要はありません。長々としたメールは読んでもらえませんから、要件に加えて1行で十分。わたしの感覚では自己紹介が3行以上にわたるとくどく感じられます。

以下のどれか一つで十分なので、名前の後に書き加えましょう。

【自己紹介素材】
 ①出身地
 ②入社何年目か
 ③直近まで所属していた部署
 ④新人であることや転職してきたこと
 ⑤新入社員であれば、出身大学や学部

具体的には、以下のような書き方です。

例1)

×××会社
××部 ××××様

はじめまして。
いつもお世話になっております。
4月から△△部に配属されました●●姓名●●(△△県出身、入社△年目)です。

要件・・・・・・・・・・・・・・

例2)

×××会社
××部 ××××様

はじめまして。
いつもお世話になっております。
このたび新社会人として△△部に配属されました●●姓名●●(△△県出身、△△大学卒業)です。

要件・・・・・・・・・・・・・・

3つの「同じ」に親しみを覚える

ある人から、人は3つの同じに親しみを感じるという話を聞きました。その3つが「同級、同窓、同郷」です。
たしかに、同じ年だとわかると急に親近感が湧きますし、わたしの場合、同じ大学出身の人のことは必ず覚えています。卒業生数があまり多くない大学のため、同じ大学出身というだけで、うれしく感じるからです。
東北、関西や九州など同郷意識の強い地域もありますね。
御社員の皆様の円滑なコミュニケーションにお役立ていただければ幸いです。

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