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社員教育・営業

第95回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方15 仕事の教え方もコミュニケーション

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

前回、「仕事の教え方もコミュニケーション」についてお話ししました。今回は「手紙の気配り」についてお話します。

新人さんにとって手紙は、電話応対と同じように今までの生活の中でそれらのマナーを考えずに通り過ぎてきたのではないでしょうか。今のうちに手紙の基本を覚えておくと、先輩・上司から「手紙を書いて」と、いつ指示を受けても安心です。
「手紙の気配り」のマナーはいろいろとあります。決まり事を面倒と思わず、相手に最高の印象を届けると思えば、その作業のモチベーションも上がります。今回は相手に届く封筒についてです。あなたの会社が郵便物という形で相手と対面しますから、考え方は自社の印象を左右すると思ってください。基本中の基本は、汚れやおかしなシワが入っていないことを確認します。私は一年に一度くらい手元に届く郵便物の汚れに気づきます。もちろんどの工程での汚れかわかりませんが、少なくとも自分がポストに投函するまでは完璧な仕事をしましょう。

まず、筆記用具ですが、鉛筆はNGです。万が一、消しゴムで消されてしまったら、という安全性に問題があるからです。私は封筒にあう太さの油性マーカーを使用しています。滲みにくく色がしっかりしているからです。「縦書き封筒」の場合、●丁目●番地の●にハイ類のは、漢数字「一」・「二」などです。名前は中央に、住所よりやや大きく書きます。この時、会社宛や○○係宛の時の敬称は「御中」で、個人名であれば「様」です。(ちなみに「殿」は最近の傾向として、目下の人宛に多く使われているようです。)切手は左上に、できるだけ少ない枚数で貼りましょう。

左上の意味は、郵便局が機械で切手に消印を押せるからです。また、切手の枚数が多いと寄せ集めた感じを与えてしまう可能性もあります。さらに切手については、種類も豊富に出ていますので、春夏秋冬バージョンの切手をそれぞれ3種類くらい用意しておくといいですね。例えば春用に桜位置種類ですと5月にはもう使えません。ワンシーズン三ヶ月のスパンを意識しての購入をおすすめします。さらに貼る切手はデパートの飾り付けを同じように、少し時期が早めのモノを選びます。未来の時間を楽しく想像してもらえるからです。いずれにしても基準は相手に喜んでいただけそうなものを選びます。(私は真夏にあえて雪山の切手を貼ることもあります)左下の外枠付けに「親展」と書くと、「ご本人自ら開けてください」を伝えられます。

次に封筒の裏の差出人を書く位置です。封筒の中央当たりか左寄りのところです。私は裏の全体から見て左よりに書きます。言葉遣いの謙譲語のような意味合いでそちらを選んでいます。最後に封じ目に書く封字は、一般的に締めを意味する「〆」です。若い方の中には「×」と書く方がいますが、これは明らかな間違いなので気をつけましょう。その他、「封」や「緘」(正式文書の封です)などがあります。封筒を閉じるのは糊で、セロテープやホチキスはNGです。

「横書き封筒」の注意点は切手の位置です。縦書きの封筒が左上だったからやはり左上?いいえ、答えは右上です。理由は簡単で、横書封筒を縦長に置き直すと縦書き封書の切手の位置と同じになります。機械で切手の消印を押せる位置なのですね。覚えやすいです。郵便番号は横書き封筒とは合わないのですが、縦書き封筒と同じ方向に書いてください。

次に封筒の裏の差出人の住所の位置です。横書き封書は封筒を閉じるところが、やや大きな三角形になっています。その下あたり(封筒を三等分した位の幅に)住所と名前を収められるように書きます。日付は封筒の左側や上に書きます。ただし横書き封書の場合、封じ目の封事を省くことがほとんどです。外国に出す場合など、封事ではなくスタンプやシールを使います。

以上のような点を踏まえて封筒に宛名や差し出し名を書くと、その封筒を目にしたとたん、会社の好印象をプレゼントできますので、どうぞお試しください。

 
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