企業では社内書類のペーパーレス化や取引のデジタル化によって、業務効率の向上が進められています。
このような企業のデジタル化のニーズに合わせて、電子データの作成や保存をするためのさまざまなソフトウェアやクラウドサービスが提供されています。
一方で、書類や帳簿を電子的に保存するためには、電子帳簿保存法に定められた一定のルールを守らなければなりません。
現状のデジタルへの移行期において、自社に最適なITツールの選定を迷っている会社が多い中、最近よく目にするのが「JIIMA認証」というキーワードです。
そこで今回は、電子帳簿保存法対応ソフトのJIIMA認証について、説明します。
御社はデジタル化を進めていますか？
⚫️JIIMA認証とは
2022年の電子帳簿保存法改正前までは、帳簿や書類を電子的に保存する場合、事前に利用するシステムや運用形態などを税務署に申請し承認を受ける必要がありました。
現在では、税務署への事前承認は必要なく、企業が帳簿や書類の電子化を自由に始めることができるようになりました。
しかし、電子データの作成や保存をするソフトウェアは、電子帳簿保存法に則ったシステムでなければなりません。
そこで、税務署に代わって電子帳簿保存法に対応したソフトであることを認証する機関となったのが、JIIMA（Japan Image and Information Management Association公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）です。
ひと言でいうと、電子帳簿保存法に適合していることを国税庁の代わりにお墨付きを与える機関というわけです。
JIIMAが電子帳簿保存法に対応したシステムであることを認証したものを「JIIMA（ジーマ）認証ソフト」と呼びます。
企業が電子データの作成保存に利用するソフトの種類としては、次の3つがあります。
・電子帳簿書類：会計/業務ソフト等
・スキャナ保存：紙で受領した領収書等をスキャンして保存するソフト
・電子取引：電子的な取引情報を保存するソフト
御社ではどのような電子データの保存ソフトを使っていますか？
⚫️会計ソフトをJIIMA認証ソフトに変更する必要はない
企業は、必ず「JIIMA認証ソフト」を利用しなければならないということではありません。
JIIMA認証されていないソフトウェアやクラウドサービスを使って、電子データを保存することも可能です。
企業が日常的に使用している会計ソフトは、既にほとんどすべてが電子帳簿保存法に対応しています。
ですので、会計ソフトをJIIMA認証ソフトに買い替える必要はありません。
使用中の会計ソフトの電子帳簿保存法対応機能の設定を翌期から「オン」にすれば、伝票や帳簿を紙に印刷しなくても、電子データのまま保存できるようになります。
御社の経理は、まだ会計伝票や元帳を紙に印刷してファイルしていませんか？
⚫️電子取引やスキャナ保存はJIIMA認証ソフトが無難
中小企業においては、これから帳簿書類をデジタル化しようとする会社がほとんどです。
会計ソフトは、経理部門で長年使用してきたので、会計データの取り扱いには慣れているので、問題なくデジタル化できるでしょう。
しかし、これから新たに導入を始める電子取引やスキャナ保存のソフトに関しては、その仕組みやデータの保存形式などについて社内で理解が進んでいません。
中小企業では、システムの専任担当者やデータ管理者がいないところが多いですから、電子帳簿保存法の要件をクリアしているソフトかどうかの判定を社内で行うのは簡単ではありません。
経理社員も、会計ソフト以外のシステムについては素人ですので、判断がつかないでしょう。
そのためデジタル化やペーパーレス化を進めようとしても、どのソフトを使っていいのかどうか判断できずに、システム化が遅れてしまうことになりかねません。
特に電子取引については、原本の電子データの保存が2024年から義務化されます。
すでに残りの期間が1年を切っていますので、待ったなしでの対応が必要です。
したがって、電子取引やスキャナ保存など、デジタル化のために新たに導入するシステムに関しては、JIIMA認証ソフトを利用するのが無難といえます。
電子取引のデータ保存の対応準備はできていますか?
⚫️デジタル化対応ソフトは必要性や費用対効果を検討
今回は、電子帳簿保存法対応ソフトのJIIMA認証について、説明しました。
ポイントは次の3つです。
・JIIMA認証は電子帳簿保存法対応のお墨付きソフト
・会計ソフトは既存ソフトのまま電子帳簿保存可能
・電子取引やスキャナ保存はJIIMA認証ソフトで対応
会社でデジタル化を促進するにあたり、今後は継続的にソフトウェアの更新やクラウドサービスの利用が必要となります。
IT投資には、それなりの費用がかかります。
デジタル化のために、すべてを「JIIMA認証ソフト」で揃える必要はありません。
社長としては、必要性や費用対効果を社員に十分に検討させた上で、本当に必要なITツールを導入し有効活用して、生産性の向上を目指してください。
今年のIT予算は、いくら確保していますか？
（参考）
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会JIIMA（Japan Image and Information Management Association）
