■ 電子取引を紙に印刷して保存できるのは2023年まで
電子取引は原本が電子データであり、印刷した紙は写し（コピー）として取り扱われます。
したがって、電帳法においては、電子取引のオリジナルの電子データの保存が義務づけられることになっています。
多くの中小企業が電子取引のデータ管理システムの準備が間に合わなかったこともあり、2023年12月末までは電子データをプリントアウトして保存することも認められていました。この猶予期間が終了し、2024年1月以降はすべての会社が、電子データを保存管理しなければならなくなるのです。
これまでどおり社内の経理処理において、電子データを紙に印刷して事務作業するのは問題ありません。
一方で必ずやるべきことは、電子取引の電子データを7年間保存し続けることです。
税務調査の時に、電子データを提示できるようにしておかなければなりません。
メールサーバーや、インターネット上の取引等については、7年間保存されるとは限りません。パソコンやシステム等の変更により、過去のデータが参照できなくなることも想定されます。
突然の税務調査の際に、電子取引のデータ管理の不備で慌てないようにしたいものです。
そうならないように、会計処理において必要となる電子取引に関しては、経理が責任をもって、社内で指定された保存方式や場所に保管するように準備しておいてください。
社内規程に従って電子データは保存されていますか？
