こんにちは、いかがお過ごしですか。
梅雨の長雨が続きます。なんとなく気が晴れず、倦怠感が抜けない頃かもしれません。
こうしたとき、自分をティーアップするために、美味しい食事や買い物を自分にプレゼントする人もいるでしょう。それでご機嫌になれればよいですね。しかしながら、仮にそれでも気分が晴れないようなら、いっそ「言葉」を正すことからはじめてみませんか。
以下、少しでもお役に立てましたら幸いです。
ＮＧ言葉で自分を下げない
よく言われるように「どんな言葉をつかうかで人生が決まる」とは、まさしく真理ですね。
ポジティブな言葉がけが大事という意味だけでなく、尊敬語と謙譲語の混合や二重敬語といったいわゆる敬語の間違い、「ら抜き言葉」などもこれに当たります。
言葉を大切にすることが、自分やまわりの人を大切にすることにもつながると思うからです。
＜例１＞
クライアントや目上の人にお願いしたいことがあり電話をかけたところ、相手が出なかったため、とりあえずメッセージを残すときの書き方
▲Ｂｅｆｏｒｅ
先ほどお電話したんですが（①）
また明日、連絡させていただきます。（②）
◎Ａｆｔｅｒ
先ほど電話しましたが、
本日これから打合せが続くため、（③）
また明日、こちらから連絡させてもらいます。
■ポイント
① 「したんですが」は口語的で、文字にするとくだけ過ぎる印象を与えます。「しましたが／いたしましたが」とあらためましょう
② 「～させていただく」は、本来、相手の許しを得るときにつかうため、ここでは「こちらから連絡します」「連絡させてもらいます」くらいの書き方のほうがスマートです
③ 折り入って相談したいことやお願い事があるときなど、自分から連絡したいときには、「こちらから連絡します」と添えると信頼性が増します
＜例２＞
体調不良の人が多く、ミーティングを延期するときの書き方
▲Ｂｅｆｏｒｅ
明日の全体ミーティングは、体調不良者が多く、開催されないことになりました。（①）
皆が体調管理に気をつけなければ、定期開催できません。（②）
来週金曜には開催しますので、よろしくお願いします。
◎Ａｆｔｅｒ
お知らせします（③）。明日の全体ミーティングは来週金曜に延期します。
定期的に開催するために、皆で体調管理に気をつけましょう。
よろしくお願いします。
■ポイント
①「～されないことになりました」という否定の書き方は誤解を招きやすいため、肯定文に書き改めましょう。開催されない結果、どうなるのか。延期するのか、中止するのか。延期の場合はいつになるのか、わかりやすく明記すると親切です。
② 「～しなければ、～できない」は二重否定の文章です。たとえば、「あの頃のつらい経験がなければ、わが社は成長しなかっただろう」などの書き方は一見したところキャッチーな印象を与えますが、意味がスッと頭に入るとはいえません。この場合、「あの頃のつらい経験があったからこそ、わが社は成長した」とするほうが、各段にわかりやすいです。
③大切な連絡をするときには「お知らせします」「早速ですが、お願いがあります」「ひとつ確認させてください」などと冒頭で注意を喚起するひと言を添えると、読み逃しを防げます。
プラス言葉の「ちょい足し」でうまくいく
ビジネスシーンでの褒め言葉は、基本的には「質より量」。とりわけ若い人を褒めるときには、渾身のひと言を絞り出すより「プチ褒め」を積み重ねるほうが心を開いてもらいやすいと感じます。
同じように、「ありがとう」の言葉に「おかげで間に合ったよ」「気が利くね」「助かった」などの思いやりのひと言をプラスすると、数倍、心の距離が近づきます。
＜ちょい足し文例＞
〇〇の資料、受け取りました。
→〇〇の資料、受け取りました。よくまとまっていますね。
→〇〇の資料、受け取りました。読みやすいですね。
→〇〇の資料、受け取りました。レイアウトにセンスを感じました。
→〇〇の資料、受け取りました。苦心の跡が見てとれます。おつかれさま。
→〇〇の資料、受け取りました。〇〇さんは資料づくりが上手ですね。
→〇〇の資料、受け取りました。すぐに仕上げてくれて、ありがとう。
→〇〇の資料、受け取りました。期限に間に合いましたね。
→〇〇の資料、受け取りました。おかげで助かりました。
→〇〇の資料、受け取りました。しっかりまとめてくれて、ありがたいです。
→〇〇の資料、受け取りました。また次回もお願いします。頼りにしてますよ。
■ポイント
資料の出来が期待していたほどではなく、褒めるポイントがうまく見つからないこともあるでしょう。ただし、その際にも、期日に間に合わせてくれたとか、とりあえず形にしてくれたとか、及第点をつけられる点はきっとあると思います。
修正して再度、提出してもらわなければならあいときも、まずは相手を認めたうえで「ここだけ直してほしい」「もっとよくするために、ここをこうしてみよう」「次はこうしてくれたら助かる」などと添えると、プライドを傷つけず、力を発揮してもらいやすくなります。
言葉を発する側の品格アップにもつながるでしょう。
