「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回、「褒め方と叱り方」についてお話しました。今回は「段取りとコミュニケーション」についてお話します。
段取りは、ある目標に向けて最善の道すじで準備を進めることです。その作業を進める時、仲間とよいコミュニケ―ションがとれているとその段取りがすみやかに進みます。通常会社で、ある目標に到達する準備はチームで行うことのほうが圧倒的におおいでしょうから、円滑なコミュニケーションは必須条件です。基本中の基本は、そんな当たり前のことと思うかも知れませんが、笑顔や挨拶（または声かけ）です。ある工場で伺った話ですが、挨拶が互いに出来ているチームと全く挨拶をかわしていないチームの製品の出来高は（同じ時間で比較した場合）、挨拶が互いに出来ているチームのほうが多いそうです。「挨拶」の語源は、「挨」（押す）と「拶」（迫る）ということですが、私は『相手の心にノックしてこちらから近づく』と解釈しています。人の心は些細なことで心理変化がおこります。その意味からも自分から笑顔で明るい挨拶がいつも出来るということは大変重要なことです。
段取りの中では、役割に違いが出るかもしれませんが、コミュニケーションがとれていて、かつ目標に向かう人たちの立ち位置は同じがよい結果をもたらします。例えば、Ａ新商品の開発の第一回会議の段取りを決めていくとき、リーダーから一方的にスタッフに役割や資料の準備の期日などを割り振られるのと、〇日までに可能ですかと聞かれるのとどちらが協力したいと思うでしょうか。一方的な指示の場合、リーダーはＢと指示したつもりでもスタッフはＢダッシュと聞き取ってしまう可能性もゼロではありません。これでは目標への到達に微妙な差が出てしまう恐れもあります。お互いの立場を尊重し、スケジュールを聞きあい、カバーし合うというコミュニケーションがあると、目標のずれのリスクも少なくなります。
段取りの具体的手順で注意するのは、➀気持ちが先走ったりして、タイトなスケジュールを組んでしまわないこと、②必要な作業のリストアップを十分にして、しっかり優先順位を考えること、③想定外のことが起こったり計画通りに進まないときは速やかにリーダーに報告・連絡・相談をすることなどです。また、段取りに期日を要する場合などは途中、ＰＤＣＡサイクルで作業の進捗を確かめるのも必要です。
最後に、目標に対して段取りがどうであったかフィードバックしましょう。結果が悪かった場合は、どこに原因があったかをよく話し合い、良かった場合はさらに良くしていくにはどうしたらよいかなどをきちんと記録しておくと今後に役立ちます。段取りの手順を➀～③まであげましたが、結果が悪かった場合フィードバックでそれ以前の見直しとして、日常の業務や私生活において整理整頓がなされているかどうかの振り返りも大事なポイントです。基本の基本を整えることを見落とさないようにしましょう。日々の態度は無意識に仕事ぶりにも出てしまうものです。「挨拶」もそうですが、「整理整頓」も小学生のころの教室の壁に貼ってありませんでしたか。私たちは、大事なことを思った以上に小さいときから耳にしているのです。
■松尾友子氏
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