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社員教育・営業

第20回 「留守番電話の注意点」

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

「魅力ある電話応対とは」
◆「留守番電話に録音するときの注意点」◆


_honbun電話をかけたら、先方が留守。伝える内容を準備をしないままに、伝言を録音して失敗してしまったり、
伝えたいことが伝わらなかったりしたことがないでしょうか。

電話がつながらなくて、がっかりした時などには、がっかりした気持ちまでもが、
声に表れ、暗いイメージで、そのまま録音されてしまいます。


このようなことを防ぐためには、三つポイントがあります。
ビジネス電話に慣れる前には、あらかじめ話す内容を箇条書きまたはキーワードなどにてメモに取りましょう。
そのメモを活用すれば、伝えるべきことを忘れずに伝言することができます。
留守番電話ではなくても、相手に話す内容を忘れずに話すことができるので、とても便利です。

もう一つのポイントは声の明るさです。決して下を向いて話さないことです。
下を向くと声が低くなり、暗い声になりがちです。
相手の方は、録音を聞いて、内容を理解するのですから声のトーンを明るく出すように心がけてください。

そして最後のポイントは、場所や時間などの数字の復唱です。
いつ、どこで、何時、誰が…などなど要点がまとまらず、数字などが上手く伝えられないと留守番電話の役割を果たせません。
必ず時間などは復唱し、伝言に吹き込んでください。


最近では、携帯電話を使うことが当たり前になりました。
携帯電話においては、電話をかける前に電波の状況なども確認し、また周りの雑音などにも気を配りましょう。

常に留守番電話では自分は相手に伝えたではなく、相手本位になって伝えることを忘れないようにしましょう。

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