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税務・会計

第34回 直前確認! 2022年1月改正[電子帳簿保存法]

賢い社長の「経理財務の見どころ・勘どころ・ツッコミどころ」

 いよいよ2022(令和4)年1月から改正後の電子帳簿保存法がスタートします。税務署への事前の承認申請なしに、各社で経理関係の書類を電子化して保存できるようになります。
 いろいろな会社に電子帳簿の対応状況を聞いてみても、経理関係のペーパーレスはあまり進んでいないのが現状のようです。特に中小企業では、大企業に比べて対応が遅れています。
 そこで今回は、[電子帳簿保存法が変わる2021(令和3)年12月末までに、絶対に確認して準備しておくべき3つのこと]について説明します。

御社の経理は、電子帳簿保存法の準備をしていますか?

 

「電子帳簿保存法の改正」でココが変わる!

 電子帳簿保存法では、次の3つの書類区分別に電子的な保存の仕方を規定しています。

 ①電子帳簿等保存(会計ソフト等で作成した伝票や帳簿)
 ②スキャナ保存(紙の領収書や請求書を画像データで保存)
 ③電子取引(電子的に受領した取引情報をデータで保存)

 電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子的に保存する場合に適用される法律です。書類を紙で保存するか、または電子的に保存するかどうかは、あくまでも任意です。今までどおり、紙の書類で保存しても問題ありません。
 したがって、上記2つの書類である電子帳簿やスキャナ保存については、急いで対応しなくても問題ありません。会社が会計ソフトの対応状況などに合わせながら、必要に応じて段階的に電子化していけばいいのです。
 ただし、3つ目の電子取引については、2022年1月から保存の仕方が変わりますので、注意しなければなりません。
 そもそも電子取引は、原本が電子データです。ですから、電子的な保存が必要になるのです。
 社内では紙で書類を管理している会社でも、取引先からPDF形式の見積書や請求書、領収書等がメール添付で送られてくる場合があるのではないでしょうか。こういった社外から受領する電子的なデータについて、2022年1月からは適切に管理することが求められます。

御社では、見積書や請求書が月に何件くらいメールで送られてきますか?

 

2022年1月以降は「電子的に受領した取引情報」を紙で保存できない

 経理関係書類の中で、電子取引についてはほかの書類より先行して2020(令和2)年から電子的な保存が認められています。コロナでリモートワークが浸透したこともあり、会社間の取引において、見積書や注文書、請求書等を電子データでやりとりするケースも増えてきています。
 今のところは取引書類をすべて、紙の文書に押印してやりとりしている場合でも、2022年(電子帳簿保存法改正)以降は電子化する会社が確実に増えていきます。取引相手から「うちはペーパーレスですので請求書はメールで送ります」というのが、一般的になるということです。
 2021(令和3)年までは、請求書などを電子データで受け取った場合、郵送で届いた紙の請求書と一緒に、紙に印刷して保存でも問題ありませんでした。しかし、2022年(電子帳簿保存法改正)以降は、電子データの原本を保存することが義務付けられます。
 ですので、2022(令和4)年からの電子取引での書類の保存について、社内で取り決めをしてルール化する必要があるのです。

御社ではPDF形式で受領した請求書をどうやって保存していますか?

 

税務調査を考えて「電子データの保管方式」を決めておく 

 電子データとして受け取った請求書等についても、原則として税務上7年間の保存義務があります。電子データを管理する専用システムを導入したり、クラウドサービスを利用したりする会社もあります。
 中小企業では、現段階では電子帳簿対応のITツールを利用しないで、当面の間は運用でカバーする会社が多いでしょう。
 その場合、電子取引のデータの取り扱いに関する社内規定を作り、保存方式や管理者等を決めておきます。
 例えば、ファイルサーバーに「請求書」フォルダを設定し、月単位に区分して経理担当者が管理するようにします。また、請求書等の電子データを必要な都度検索できるように、適当なファイル名をつけておくことも重要です。
 企業のペーパーレス化に合わせて、今後は税務調査のやり方も変わっていきます。
 税務調査の時に、電子データの管理がずさんで、調査官に要求されたデータがすぐに提示できないような場合、余計な疑念が生じないよう注意しておいてください。本来の任意の税務調査では見られることのない、社員のPCやメールの中身まで調査範囲が広がらないようにしっかりと準備をしておきましょう。
 そうならないためにも、できるだけ早く、顧問の会計事務所に相談し、電子取引のデータ管理の方式について決めておいてください。

電子取引の管理について、会計事務所と打ち合わせはしましたか?

 

2021(令和3)年末までに「電子取引について準備すべき3つのこと」 

 社長が「ウチはまだしばらく紙でやり取りするから関係ない」と思っていても、デジタル化のスピードは速くなっています。
 法律が変われば、それに合わせて社会も変わります。取引先がペーパーレス化していくなかで、自社だけがいつまでも「紙の書類でないと受けつけない」とは言っていられません。
 まずは、2021(令和3)年末までに電子取引について、次の3つことを忘れずにしておいてください。

 ①現状の「電子データの管理の仕方」を経理担当者に確認する
 ②会計事務所と相談して「電子取引の保管方式」を決める
 ③全社員に「電子取引の取扱いについての説明会」を実施する

「備えあれば憂いなし」です。今後電子取引が増える前にしっかりと準備しておきましょう。

御社の経理は、社会のペーパーレス化に追いついていますか?

 

*「電子帳簿保存法」については、第27回のコラムでも説明しています。そちらも参考にしてください。
◎「第27回 ペーパーレス化で注意すべき経理処理の注意点」https://plus.jmca.jp/kodama/kodama-027-2108.html


[参考]
国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

第33回 コロナ前と比べて「過剰債務になりすぎていないか?」を確認する前のページ

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