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第161回コミュニケーション上手になる仕事の進め方83「改善のやり方」

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

 前回、「指示されたことに『+α』の知恵」についてお話しました。今回は「改善のやり方」についてお話します。
 前回の内容と重なる部分がありますが、改善、いわゆる業務改善の目的は何でしょうか?目的がはっきりしていると進めやすいです。簡単に言うと業種の違いがあってもその共通点は、企業の力を挙げるためです。さらに言葉を変えると組織の一人一人の体力を挙げることが業務改善と言えます。企業の力を挙げると、経営がさらに安定に向かいます。業務改善は他人事ではなく組織の一人一人のこれからの安定にもしっかり繋がるのです。この図式をまず頭に入れてください。

 業務改善の必要性は時代によって変わるでしょうが、今まで以上に求められている理由は、現在以下の2点があるように思います。
1、少子高齢化に伴う生産年齢の人口不足からくる人材不足(少子高齢化については政府も重要視しています)
2、「1」のフォローも視野に入れた働き方改革の推進。(具体例とすると例えばコロナ禍で、広がるスピードが速まったリモートワーク)
世の中にはいろいろな業種があります。ですから当然改善の内容もそれぞれです。サービス機能の向上・労働環境の改善・コスト削減・設備投資・業務の集約・従業員のモチベ―ションなどと様々の課題が上がるでしょう。企業の状況によってはその優先順位も違います。
                             
 ただそれでは急に前述の課題の一つをしましょうとなっても、さっと動けるものではありません。ではどういう改善のやり方がよいでしょうか。どなたがお読みくださっても自分の会社にしっかり該当すると思っていただける項目、「挨拶」で説明します。お客様との、社内の人とのコミュニケーションの第一歩である「挨拶」の印象をアップするために、どんな要素が必要かを分析してください。そして書き出します。【笑顔・アイコンタクト・声量・滑舌・抑揚・挨拶をするタイミング】など。今私は六つの要素を挙げました。六つですから六角形を書いて、それぞれの角に六つの要素を書きます。ここで、先輩や上司に要素で抜けていることはないか見て頂くのもありです。


 そして自分の現在を、過大評価も過小評価もなくチエックします。各要素の満点は五点満点でも百点満点でもかまいません。(楽しく改善行動を進める遊び部分として、千点満点でもかまいません!「楽しんで取り組む」は継続のポイントです)それぞれの要素につけた評価の点を結ぶと、現在の自分の「挨拶」が『見える化』された六角形になるので、今後の対策が立てやすいです。

 さらに「環境整備」も、職種を選ばずどの企業様にも共通する項目の一つです。「挨拶」同様一瞬でお客様に印象が伝わりますので、大事な項目です。職業柄、全国のいろいろな企業様へ伺い、多くの「環境整備」を拝見してきました。人ではない「環境整備」は何も語りませんが、それに携わった方々の『ようこそ』は「環境整備」を通してはっきり聞こえてきます。「環境整備」も「挨拶」同様、改善点を分析して要素を書きだします。要素の数に縛りはありません。項目によって三角形・四角形あるいは五角形での『見える化』になるでしょう。その図を「業務改善」実行の第一歩にするのです。


 業務改善は自分の周りで心に引っかかった小さなものから始めるのが、気負いなく取り組める一番の秘訣です。改善と言う言葉から高めのゴールを考えたくなるかも知れませんが、一人一人が「自分の身の回り」のところで細やかに改善点を探してください。足元がとても大切です。そして足元の「業務改善」の実行中に、皆様は机上で計画した流れの中でさらなる気づきを得ることが出来ます。動くからこそ見つかる想定外のメリットです。同じレベルでの業務改善の成功体験を幾つか積み重ねたら、その経験を生かしてワンランクアップの業務改善に挑戦しましょう。ただいつもうまくいくとは限らないため、進行状況は小まめにメモし、どこに問題があったのかのフィードバックに役立ててください。

 さらに私からの提案です。仕事だけではなくプライベートの分野でも同じように改善を探し、『my改善』をなさるのはいかがでしょうか。私はコロナ禍以来、プライベートの時間の使い方が少しルーズになってきているので「時間の使い方」を『my改善』の項目にしました。要素を五つ考えましたが、目下優先順位一位の「プライベートでも起床時間は定刻に」(職種から決まった時間の起床ではありませんでしたので)を楽しく頑張っている最中です。

 

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