第５回　テレワークと在宅勤務を阻むハンコ問題を解決する

私は仕事柄、緊急事態宣言後の企業の経理部門の出勤状況を、いろいろな会社に確認してみました。

すると、経理社員のほとんどが、ほぼ毎日出社して通常通り勤務していたのです。

この時期、3月決算の繁忙期と重なったこともありますが、決算担当ではない経理社員や、決算期ではない企業の経理社員も会社でいつもどおり仕事をしていました。

テレワークや在宅勤務ができない理由は、いくつもあります。

その中でも経理部門でもっとも多かった理由が、「紙とハンコがないと仕事ができない」というものでした。

「取引先から郵便で請求書が届くので、会社に行かないと確認できない」

「関連部門や上司の承認印がないと仕事が進められない」

などというものです。

ハンコが押された紙（請求書、領収書）で仕事が始まり、仕事の終わりも紙（伝票、帳票）にハンコを押すことだからです。

紙とハンコで業務を進めている限り、テレワーク・在宅勤務はしたくでもできないでしょう。

あなたは今日、書類にハンコを何回押しましたか？

●ハンコなしでも法的には問題ない

日本の商慣習では、紙にハンコを押すことにより、正式な書類とみなしてきました。

では実際のところ、ハンコに法的な根拠はあるのでしょうか。

今回の緊急事態宣言によりテレワーク・在宅勤務を進めるにあたり、このハンコ問題に対して、内閣府・法務省・経済産業省が見解を示しました（「押印についてのＱ＆Ａ」）。

その概要をひと言でいうと、特段の定めがある場合を除き、「契約書に押印をしなくても法的には問題ない」というものです。

つまり、ハンコがなくても取引が無効になることはありませんが、押印されている書類のほうが法的に証拠能力が高いということです。

従って、テレワークと在宅勤務を推進するうえで、会社として紙とハンコをどう扱うかが問われます。

「押印された紙の文書がないと仕事ができない」とすると、何も変わりません。

しかし、すべての書類や手続きの押印文書を残す必要はありません。

例えば、法的に問題が発生する確率が高い金額の大きい契約書（例えば100万円以上）だけを押印文書で管理し、少額なものから電子的な記録を認めることも可能でしょう。