「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回は、「採用と社員教育―Ⅱ」についてお話しました。今回は、身近なコミュニケーションのひとつ「一筆箋」についてお話します。
皆さんは「一筆箋」についてすでにご存じでしょうが、普通の便箋の横幅が三分の一ほどの短冊型の便箋です。手紙のように頭語や結語そして時候の挨拶など書く必要がありません。最初の行に相手の会社名や名前、最後の行に自分の会社名や名前を書き、その間に「➀簡単な挨拶➁伝えたいこと③結び」を挟みます。自分の気持ちを率直に表現できるコミュニケーションツールです。
取引会社へパンフレット郵送の例です。
○○会社総務部○○○○様
➀簡単な挨拶
先日は大変お世話になりました。
➁伝えたいこと
さっそくご希望のパンフレットを送ります。
お勧めは〇〇です。是非ご検討くださいませ。
③結び
○○様のご連絡をお待ちしております。
○○会社営業部○○○○
この内容は一筆箋一枚に収まります。一筆箋の場合、使用枚数はせいぜい２枚までです。(それ以上の内容であれば、通常の便箋での手紙)一筆箋は基本封筒に入れず、この場合ですとパンフレットの表紙にそのままクリップでとめても失礼になりません。丁寧さを伝えるという意味では封筒を使うのもよいでしょう。
手紙では、いろいろ約束事がありハードルが高いと感じる人が多いと思いますが、前述のように一筆箋はほんのひと手間で書き終わります。手書きのその「ひと手間」が、ビジネスの中であなたらしさを相手に届けることができます。手書きはちょっと・・と感じる必要はありません。字が上手かどうかより読みやすい字かどうかです。
ある会社のお客様アンケートを７００枚ほど一度に拝読させていただいた経験があります。相手が読みやすいように丁寧に書いているのが分かるハガキには無条件に好印象を持ちました。丁寧な字は、書き手の気持ちが伝わると実感できました。
一筆箋として一般的に無難なのは、無地の縦書きです。筆記用具は万年筆が一番ですが、万年筆をお持ちでない方もいらっしゃるかも知れません。ゲルインクの黒のボールペンなどでもよろしいかと思います。(相手が親しい人のときはブルーやブルーブラックも可)また、一筆箋は文章を簡潔に短めに書くため文頭をあえて一字下げる必要はありません。
初対面の人へは、一筆箋を使うのではなく手紙です。冠婚葬祭の案内状や就職活動、金銭がらみの依頼なども一筆箋ですませてはマナー違反です。
手書きの一筆箋は今後、手軽なコミュニケーションツールとして、さらに皆様がお使いになると考えられますが、仕事上の使用では言葉遣いのマナーも大切です。敬語を間違えていないか、縁起が良くないのでタブーとされている忌み言葉などをうっかり使っていないか、漢字を間違えていないかなど、十分注意してください。(プライベートで一筆箋を使うときは、話し言葉に近い表現でも親しみがあってよいでしょう)
一筆箋を書き続けるとメリットがあります。見たり聞いたりすることに自然と敏感になってきます。それによって知らないうちに回りへの物の見方が今までよりも細やかになり、気づきも多くなります。視野が広くなることにも繋がりますから、是非実践をお勧めします。
■松尾友子氏
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