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第114回 コミュニケーション上手になる仕事の進め方35 パソコンの注意点

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

「仕事のすすめ方
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆

 

 前回、「社内のものの取り扱いのルール作り」としてパソコン関係についてお話ししました。今回は「パソコンの注意点」についてお話します。
 スマートフォンの性能アップに伴い、若い世代のパソコン所有率が下がっているそうです。その意味から、会社のパソコンで社外にかけたEメールの書き方をマスターしていないと慌ててしまうかも知れません。

 ビジネスにおけるEメールは、ビジネス文書のように基本の型があります。1、宛名…企業名(株式会社や有限会社を(株)、(有)と略さない)・部署名・役職名・フルネームの氏名です。この時、私がもし総務部の部長とすると、総務部 部長 松尾友子様の表記が丁寧な印象も伝えられます。2、挨拶…手紙文ではないので、簡潔がベスト慣用句と言ってもよい「お世話になっております」、「いつも大変お世話になっております」や「ご無沙汰しております」を書きます。初めてメールを出す場合は、「初めてメールを送らせていただきます」、「突然のメール失礼いたします」などを使い、会社同士の取引があってもメールを出す相手の方と初めてであれば「初めてメールを送らせていただきます」「お世話になっております」も可です。
3、名乗り…株式会社、有限会社など所属する社名・部署名と自分の名前をフルネームで書きます。4、メールの要件や内容を簡潔をに書きます。5、4の詳細を項目だてて、番号をふって書くと見やすいです。6、結び…「ご検討をよろしくお願いします」、「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします」を書きます。7、署名…会社の住所や名刺に載せているレベルの複数の情報を書いておくと、相手で連絡の際にそこから選択することができるので便利です。

 他に箇条書きすると、
・1メール1要件
・一行は全角で25文字前後、瞳を動かさずに画面が見えるので読みやすい
・意味のまとまりで改行し、空白をうまく使う
・あいまいな表現を避ける。例えば「午後から課長と部長のお迎えに行きます」という文では、課長は迎える側なのか、お迎えを受ける側なのかわからない
・Eメールの形式にテキスト形式とHTML形式があるが、相手の環境を考えると正しく伝えられるのはテキスト形式
・機種依存文字は文字化けをするので注意する。絵文字はNG
・添付をする場合、法人相手であれば2MBまでそのまま送れる。(それ以上は圧縮ファイルのZIP形式、ストレージサービスなどを利用する)
・最後に読み直す際、うっかり変換の文字を選び間違えていないか、よくチェックする。思わぬところに違う文字が変換されていることもある
・「TO」は、複数も可能。(返事が欲しい人)、「CC」は、Eメールの内容を確認して欲しい人。アドレスを入れるので複数に出すと場合、お互いのアドレスがわかってしまう。その中に、面識がない人がいることも十分注意する。「TO」、「CC」の人にも驚かせてしまう。
「BCC」は、TOやCCの人のほかに誰に送っているか気づかれたくない人を入れる。

 Eメールは今やビジネスの主流になっている感じがしますが、文字での伝達であることを意識し、全体に表現が丁寧であるかチェックしましょう。
また、受信の立場では、時代の移り変わりということで、以前は24時間以内の返信と言われていましたが、「半日」を目安にしてください。
 
 
■松尾友子氏
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