「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
スマートフォンの性能アップに伴い、若い世代のパソコン所有率が下がっているそうです。その意味から、会社のパソコンで社外にかけたEメールの書き方をマスターしていないと慌ててしまうかも知れません。
ビジネスにおけるEメールは、ビジネス文書のように基本の型があります。1、宛名…企業名(株式会社や有限会社を(株)、(有)と略さない)・部署名・役職名・フルネームの氏名です。この時、私がもし総務部の部長とすると、総務部 部長 松尾友子様の表記が丁寧な印象も伝えられます。2、挨拶…手紙文ではないので、簡潔がベスト慣用句と言ってもよい「お世話になっております」、「いつも大変お世話になっております」や「ご無沙汰しております」を書きます。初めてメールを出す場合は、「初めてメールを送らせていただきます」、「突然のメール失礼いたします」などを使い、会社同士の取引があってもメールを出す相手の方と初めてであれば「初めてメールを送らせていただきます」「お世話になっております」も可です。
3、名乗り…株式会社、有限会社など所属する社名・部署名と自分の名前をフルネームで書きます。4、メールの要件や内容を簡潔をに書きます。5、4の詳細を項目だてて、番号をふって書くと見やすいです。6、結び…「ご検討をよろしくお願いします」、「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします」を書きます。7、署名…会社の住所や名刺に載せているレベルの複数の情報を書いておくと、相手で連絡の際にそこから選択することができるので便利です。
他に箇条書きすると、
Eメールは今やビジネスの主流になっている感じがしますが、文字での伝達であることを意識し、全体に表現が丁寧であるかチェックしましょう。
また、受信の立場では、時代の移り変わりということで、以前は24時間以内の返信と言われていましたが、「半日」を目安にしてください。
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