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社員教育・営業

第45回 「メールと電話の使い分け」

デキル社員に育てる! 社員教育の決め手

「魅力ある電話応対とは」
◆「メールと電話の使い分け」◆


_honbun電話が発明されたのは19世紀。
それに比べるとパソコンの歴史はずっと浅いのですが普及率は目覚しいものです。
会社で一人一台は当たり前といってもよいでしょう。
それに伴いメールでの仕事のやり取りも不可欠になりました。

仕事をする上で両者とも大変便利です。
いかに上手に使えるかどうかで、仕事の効率も評価も変わってきます。
つまり、使い手がそれぞれの利点を活かせるかどうかになります。


メールと電話の共通点は、対面と異なり相手に姿を見せることができないので、
ノンバーバルのコミュニケーションが通用しません。
電話の場合、音声が伴うため直接、感情のやりとりが可能な反面、相手の時間に割り込む強引さがあります。
メールは相手が自分の都合のよい時間に読めますが、活字として後々まで残るので、
送る側は誤解がないように推敲が大変必要です。

たとえば、初めての相手とコンタクトをとる場合は、感情のやり取りのできる電話で挨拶をすると自分を伝えるのに有効です。
次の手段として、メールを使えば「あの方から」のメールと受け取る距離が変わってくるのです。
もちろん、メールの内容の重要度・緊急度が高いときは電話でメールを送信した旨の連絡をすると、
よりきちんとした仕事になります。


なお、メールについては相手がメールをチェックする間隔を知っておくことも、すみやかなやり取りができるコツです。

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