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第249号 みんなが参加したくなる改善提案書の書き方

柿内幸夫─社長のための現場改善

 新年あけましておめでとうございます。今年も高尾山頂にある薬王院に初詣に参りました。真剣にお祈りをされているたくさんの方々に混じって、私も改善を通じて少しでも世の中に貢献できるよう努力しますとお祈りしました。

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 年初は長く続いた厳しい円高が円安に向かうという、ちょっとホッとすることから始まりました。良いきっかけがありましたので、気を良くして今年の社長のための現場改善を始めたいと思います。
 
 さて、今回はチョコ案制度の9つの特徴のうちの 5)についてご説明いたします。

 

 1、大きな成果を求めない。

 2、独創性を求めない。

 3、会社の役に立つことや仲間が喜ぶことであれば、従来の改善提案の常識にとらわれずすべて評価する。

 4、結果のみでなく、プロセスも評価する。

 5、報告の用紙も極力簡素化し、「改善以前の状況」と、「改善後の状況」と「自分の氏名」の3点を書けばよいというメモ程度の内容で十分とする。

 6、一般の改善提案制度のように内容の等級付けをしない。

 7、報奨については1件100円前後の金額が妥当であると考える。

 8、1ヶ月に全員が最低でも1件の改善を実行して報告するといったルールを設ける。

 9、気軽な発表会を実施し、みんなで改善というものに慣れ親しむ。

 

それでは、5、報告の用紙も極力簡素化し、「改善以前の状況」と、「改善後の状況」と「自分の氏名」の3点を書けばよいというメモ程度の内容で十分とするの特徴について詳しく説明します。

 

 一般的な改善提案制度における記入用紙は書くところが多く、しっかり書こうとするとかなり大変なことが多いようです。まずテーマを選んだ理由から始まって、現状がどうで、それをどう変えるかの方法と費用。そして実現できた場合の効果を定量的に示すといったことを求められるのではないでしょうか。

 

 しかしこのレベルの内容を正確に書けと言われると、書くことそのものがものすごいプレッシャーになってしまい、どうしても後回しになってしまいます。そして、日本語の読み書きができない外国人の方にとっては全く参加のできない仕組みになってしまいます。

 

 それと改善提案ということは、まだ実行されていないことを提案するのですから、見ることができません。見えないものを書くのはとても大変ですし、それを読んで理解することも大変です。

 

 その結果、提案用紙の提出は締め切りギリギリになる人が多く、大半が締め切り時期に集中します。そして、それらは管理職の方々が審査員として読むのですが、何しろ内容が難しく量が多いので審査にとても時間がかかり、場合によっては半年くらいかかって結果が報告されることもあります。出した人がその内容を忘れてしまっているということも、珍しくない期間です。これではモチベーションも上がりにくいと言えるでしょう。

 

 ところがチョコ案の場合は、すでに実行されている改善の報告ですから、「改善実行前はこうでした」、「実行後はこうなりました」、そして「自分の名前」の3項目を簡単に書けばOKです。もし分からなかったら現場に見にいけばいいのです。

 
 今年一年大変にお世話になりました。来年もどうぞよろしくお願いします。皆さま、どうぞ良いお年をお迎えください。

 

 

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copyright yukichi

 

※柿内先生に質問のある方は、なんでも結構ですので下記にお寄せください。etsuko@jmca.net 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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