「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回、「報告・連絡・相談」の「報告の仕方」についてお話をいたしました。今回は「連絡・相談」についてです。
「報告」が上司から部下への指示に対して上司にその結果を伝えるでしたが、「連絡」においては、関係者に正しく情報を伝えることがポイントです。さらに １、一人に伝える ２、複数に伝えるの二つに分かれます。１の
手段は電話・ＦＡＸ・メール・口頭など、２は人が集まる機会を利用した朝礼・会議・掲示板などです。（ただ掲示板については目にした人に伝わるという不安定な伝え方になるのは否めません）また角度を変えて考えたとき、複雑な内容の場合には文書にして伝えると安心です。
「連絡」にも「報告」と同様、発信者と受信者サイドの注意点があります。まず「発信者側」は、連絡内容にくれぐれも間違えがないよう気をつけます。実際 私が受けた連絡事項の中で、日にちと曜日がカレンダーの月と合っていないことを何度が経験しています。日にちが正しいのか、曜日が正しいのかそれとも月が違うかしらと悩んでしまいます。結局、悩んだあと発信者に電話したという経験は皆様にもあるのではないでしょうか。また、「連絡」をするタイミングが遅すぎて最悪当日となると、日程的に無理ということも起こります。
私の発信者が側の連絡として心がけていることをひとつ紹介いたします。仕事柄、いろいろな場所へ新幹線や飛行機を利用して出かけますので、研修の前日の「明日お願い致します」の電話はもちろんですが、当日新幹線に乗ってから「○時 東京発の新幹線に乗りました」や空港で搭乗直前に「羽田 ○時発の飛行機に乗るところです」の電話を入れます。遠隔地対応ではありますが、相手の安心を考えたとき、このような連絡は決して迷惑とは思わないでしょう。
次に受信側は、１、自分宛の連絡 ２、他へ回す連絡かをまず確認してください。１の場合も、２の場合も内容を正しく確認・了解することが第一です。内容の重要度によっては発信者側に「○○の連絡を確かに拝受いたしました」を知らせることも必要です。いづれにしても連絡はコピーをしたように全く同じ事を私見に入れずに伝えます。
連絡は共有する情報として機能させるための大事なスキルなので、特に受信者側２の場合、自分のところで勝手に滞らせないよう注意してください。
最後に「相談」ですが、相談は同僚を含めて先輩・上司からアドバイスをもらうことです。もちろん、あらかじめ本人のそれなりの答えを出していくことが必要です。その上でいただいたアドバイスをよく聞いて、より良い答えを出しましょう。そして相手にアポイントを入れて時間をとってもらったのですから相談した内容の結果は、報告と同じように速やかに相談者に伝えましょう。相談者は結果を気にしていますから「役に立ててよかった」と嬉しく思います。
さらに、もし自分が同僚から相談されることがあれば、５Ｗ２Ｈを意識して聞き取ります。よく聞いていると相手が自分でもよく分かっていない点に気付くので、それについて質問をするとあなたはアドバイスをしやすくなります。
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