厳しかった暑さがようやく終わりを迎える頃となりました。
今年はどんな秋になるのでしょうか。
実り多き秋になることを願いますね。
さて先日、ある法人の代表者と話しているとき、こんな悩みを打ち明けられました。
「自分は手紙を書くのが好きで、日頃からよく書いています。職員にも手紙を書くことを推奨しています。
ただし、手紙を受け取るのは苦手です。ときに便箋４・５枚にもわたって想い詰まった手紙を受け取ることがあるのですが、正直なところ、そのたびに『なんと返事を書けばいいかわからず』気が重くなります」
この「思いの詰まった手紙に対して、なんと返事を書けばいいかわからない」という悩み、皆さんはいかがでしょう？ 同じ感覚を覚えたことはありませんか。
メールの場合も同様です。
たとえば、社員から長文のメールが届き、そこには仕事や人間関係の悩みが綴られていました。しかし、何度読み返してみても、何をどうしてほしいかがさっぱりわからない。求めていることが書かれていないので、一体どう対応すればよいか考えあぐねてしまうこと……
こうしたときの返信は、短い文章でかまいません。
心の中にある思いを吐露するかのような手紙・メールは、大切な人にしか書きません。書いた本人は「ただ書きたい、わかってほしい」から書くのであって、解決策を期待しているとも限らないないのです。
返信する際には、たとえば、
「そうなのですね。連絡して（教えて／打ち明けて）くれて、ありがとう」
それだけでは心もとないようなら、
「真剣に考えてくれて、ありがとう。これからも期待している。また何か思うことがあれば、遠慮なく教えてほしい」
そう書き添えましょう。
取引先やお客様なら語尾を敬語にして、発展や幸せを願うひと言を加えると、読後の印象が明るくなります。
書いたほうは、案外、「書いた／伝えられた」ことで満足しているものです。
手紙の場合、たとえ便箋５枚にわたりびっしりと文字が綴られたものであったとしても、返信はハガキ１枚でかまいません。
ただし、返信することは重要です。面倒だからといって何もリアクションをとらずにいると、相手は「自分の気持ちをわかってもらえたのだろうか？」と不安になり、いずれ「大切な人から大事にしてもらえなかった」と心を痛めます。
繰り返しますが、返信は短く、ほんの数行でかまいません。
相手にとってはその数行が「わかってもらえた」という安心感となり、あなたに対する信頼をさらに強くするでしょう。
