「魅力ある電話応対とは」
◆「仕事の上手にすすめるために」◆
_honbun私が指導をしている専門分野は電話応対の指導やマナー研修が中心になります。
しかし社長様にご相談される内容は電話応対のやり方だけとは限りません。
仕事の基本実務、最近の社員の傾向、健康問題、身の上相談まで…。
その中で最近、特に多いのが「仕事のすすめ方」です。
電話応対と仕事の実務は深く関わってくるので、何回にわけて解説をして行きたいと思います。
電話応対のスキルを身につける上でも他の業務のスキルアップはとても大切なことだからです。
さて、仕事をすすめる上で大切なことは前回号の確認電話でも話したように「報告・連絡・相談」です。
いくら成果がある、早く、素晴らしい仕事をしたとしても、それが“やりっ放し”になっていたら、やっていないのと同じです。
仕事を任されたり、指示を受けたら、その仕事で必ず疑問に思うことはすぐに確認し、長い期間を
必要とするものは途中経過を報告、相談。また、終わったら必ず報告するクセづけをいたしましょう。
これが、苦手な方の多くは、仕事をマニュアル的にすすめてしまうタイプ、
丸投げ仕事を多くしてきたタイプ、また、仕事を作業的感覚ですすめるタイプによく見受けます。
早い段階から仕事を「個」ではなく、「一連の流れ」でできるように身につけておくことが大切です。
でも、これだけでは実は足りません。
大事なのは、もう一歩踏み込むことです。
これができるようになると、より信頼されることはもちろん、今の仕事ももっと楽しくなるからです。
まず、仕事を頼まれたら、その仕事の始めから終わりまでの流れを想像してみて、つかんで行きましょう。
特に営業アシスタント業務の方は必須のスキルです。
営業マンの方々は、あなたに頼んだ書類を、他の書類とあわせて提出するのかも知れません、
提出したデータを持って、アポイントを取るのかも知れません。
頼んできた方は、次のアクションが必ずあることを意識しましょう。
この仕事は、何の仕事で、今、どの段階のものなのか、また、これをやり遂げた後、次の展開には何があるのか。
それがわかると必ず報告や段取りができるようになります。なぜならば、先が読めて働けているからです。
伝言電話も同じです。
仕事が掴めていたらその電話の意味もわかるので伝言メモだけで残していいのか、
それとも出先まで連絡を取って伝えるのかもわかります。
そのようなことが見えてくるともっと仕事が楽しくなり、たとえ無理なお願いをされたと感じても、
その理由が自然とわかってくるのです。
一方で、仕事を頼んだ側にも必ず問題があります。
頼まれた社員は、その仕事の流れがわかっていないから、あなたに伝えてこないことが多いのです。
必ず相手に、その仕事の流れを説明し、理解してもらい報告・連絡・相談を促すようにいたしましょう。
報告・連絡・相談がこなければ、困ることを伝えていかなくては相手も気づいてくれません。
伝え方が上手でなければ、頼む方が改善しなくてなりません。
誰もが複数の仕事を限られた時間の中で同時にすすめています。
だからこそ、電話一つ、見積もり一つでも、お互い様なのです。
その積み重ねが大事であり、仕事を上手にすすめるための大切なポイントです。
