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マネジメント

第120回 『やるべきことを6つ書き出す』

社長の右腕をつくる 人と組織を動かす

 
「お目にかかりたい」とアポイントを入れようとする。
このとき返ってきた返事で、だいたいその人を判断できる。
 
「このところ、忙しくて」とか、
「是非、お会いしたいんですが、ちょっと多忙で」だとか、
「すみません、今月はバタバタしておりまして」・・・などと、
開口一番『忙しいから』という言葉を口にする人はNG。
私の中では、評価は低い。
 
日本人はとかく、『忙しい』ことはいいことだと思っている。
 
だが、忙しいということは、自分のやるべき仕事と自分のキャパシティーを
バランスよく整理する能力に欠けていることを示しているにすぎない。
 
そんなことをいっても、仕事はあとからあとから押し寄せてくるのだ、
と言いたい人もあるだろう。
会社の人員整理が進み、以前よりいっそう『忙しい』のが現在の
日本のビジネスマンの実情だという声も聞こえてくる。
 
だが、そうした場合も、自分のキャパを正しく受け止めている人ならば、
できるものはできる、できないものはできないと素早く判断し、
できないものに関しては、それなりの対処法を考える。
 
C・M・シュワップ氏は、アメリカ有数の鉄鋼王として名を成した人である。
その彼が、まだ小さな会社を経営していたころの話。
経営コンサルタントのI・B・リー氏と会うことになったのだが、
実際はなかなか、アポイントメントが成立しない。シュワップ氏が忙しすぎたのだ。
 
リー氏はある日、「では、まず、忙しくなくなる方法からお教えしよう」と申し出た。
 
彼が最初に求めたのは、『明日やるべきことを6つ、書き出す』ことだった。
次に、その6つに仕事を、どれから先にやるか、順番をつけることを求めた。
 
彼は、こう言った
「明日は、この順番に仕事を片付けてください。これを毎日おこなうと、
 そんなに忙しくはなくなりますよ。」
 
一日の仕事を終えたあとに、明日やるべき仕事を6つ書き出し、それに順番をつける。
この作業に、シュワップ氏は、ほぼ10分の時間を要したという。
 
そして、この10分の習慣を採り入れただけで、彼は手元の仕事を次々を片付けながら、
リー氏など外部の人とのアポイントもどんどん入れられる、時間的な余裕を手にしたという。
 
そして、38歳でUSスチールの社長になり、鉄鋼王の道をひたすら歩みだしたのである。
 
 
海外旅行先で、明日は帰国だという日。思いがけずに買い込んだものもあり、
とうていスーツケースに収まりそうもないと、一瞬、途方にくれそうになるときがあるが、
片端からきっちりと整理し納めると、けっこう収まるものだと思った経験はないだろうか。
 
時間の管理も同じことだ。
 
やらなければならないことを漠然と、目の前に未整理のまま放置していると、
『忙しい。忙しい』を連発するだけの日々になってしまう。
 
そこに整理整頓という軸を加えてみると、案外時間の余裕が生まれてくるものだ。
 

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