「仕事のすすめ方」
◆仕事を円滑にすすめる「コミュニケーションのスキル」◆
前回、「手紙の気配り」についてお話しました。今回は「メールの気配り」についてお話いたします。
多くの人が便利に使用するメールですが、改めて印象のよい第一歩を伝えるメールがだせていますと自信をもって言える方は、案外、少ないのではないでしょうか。
相手が画面を見て読むのですから、気配りのとして、瞳を出来るだけ動かさずに読めるかどうかが大切です。文字数や行数、そして簡潔さも同様です。
＊ポイント１
・件名（タイトル）は、文字数２０字程度です。一目でわかります。タイトルを読んだだけで内容がわかるように書きます。例えば「〇〇会議の件」、「〇〇新商品のご案内」のように、相手にメールの受信が多くても、すぐに選んでもらえる具体性が大切です。「重要」や「緊急」などを入れて強調することも効果がありますが、乱用するとマイナスです。
・「Re：」を何度も使っていませんか。３回が限度と思ってください。件名２０字程度とも関係あります。「Re:」の繰り返しの文字の分、件名に使える文字数が制約されて、わかりにくくなってしまうことも考えられます。
・CCとBCCについては、いずれも原則として送信者に返事を出す必要はありません。CCは、送り先のアドレスが全員に表示されてしましますが、参考程度に送りたいときにつけます。BCCは、BCCの受信者が誰であるか宛先やCCの受信者にはわからないしくみです。送信するメールの内容を宛先に内緒で知らせたいときや複数の相手に同じ文書を送りたいけど受信者がお互いにメールアドレスを知られたくないと思っているときに利用します。
＊ポイント２
・本文は、当たり前のことですが相手の会社名と名前を正確に書きます。会社名で気を付けるのは、株式会社〇〇なのか、〇〇株式会社なのか確かめましょう。また（株）はNGです。次に肩書をしっかり書き、相手の名前をフルネームで〇〇〇〇様とします。（私の失敗談ですが、お世話になっている担当者の「きくちさま」に「菊池様」と「菊地様」がいらっしゃいます。頭の中ではわかっていたつもりでしたが間違えてしまい、大変失礼をした苦い経験があります）なお、相手の社名と名前をしっかり書くことで万一送信を間違えてしまったとき、読んだ方に自分宛でないことを、すぐに気づいてもらえます。
・簡単な挨拶文と自分の名乗り。手紙文とは違うので時候の挨拶は必要ありません。例えば、初めての場合は「突然のメールで失礼いたします」を一行目に書いて「私は〇〇会社の〇〇と申します」と続けます。２回目以降は、「いつもお世話になっております」、「お忙しいところ失礼いたします」、「ご無沙汰いたしております」などで始め、自分の名前のところは「〇〇と申します」より「〇〇です」が距離を近く感じるのでおすすめです。
本文の段落は１行あけて、その行は３５文字位までを目安にします。一塊として捉えやすいからです。そして行数は長くて２０行位がいいですね。長くなってしまう場合は、段落ごとに空行を入れましょう。
＊ポイント３
・署名の注意点は、相手がどの手段でも連絡が取れるように、漏れのない記載をします。
➀名前②会社名③住所④Eメール⑤URL⑥電話番号、FAX番号など。
＊ポイント４
・返信ボタンを押す前にチエックすることは、当たり前すぎますが、差出人の会社、名前はあっているかです。知人から聞いた話ですが、Aさんが、BさんにCさんのマイナス面のことを打って送信したつもりでした。ところがAさんが送信したのはCさん本人宛でした。結果、人間関係にヒビが入ってしまったままと聞いています。送信ボタンを押す前にゆっくり一呼吸しましょう。
手紙の気配りもメールの気配りも、相手に読みやすいことが必須です。ビジネスですから、分かり易さが一番の優先順位ですね。
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